OGÓLNE WARUNKI WSPÓŁPRACY B2B EVENTGURU

Wersja z dnia 24 lipca 2026 r.

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejsze Ogólne Warunki Współpracy, dalej „OWW”, określają zasady współpracy pomiędzy:

   PEPERONCINO SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
   z siedzibą w Warszawie, działającą pod marką Eventguru,
   ul. Mroczna 5A lok. 007A, 01-456 Warszawa, Polska,
   KRS: 0000679998, NIP: 5272809907, REGON: 367344399,

   dalej „Eventguru”,

   a przedsiębiorcą lub inną organizacją korzystającą z usług Eventguru, dalej „Klientem”.

2. OWW mają zastosowanie do usług świadczonych przez Eventguru na rzecz Klientów w związku z ich działalnością zawodową, gospodarczą lub statutową.
3. Eventguru świadczy w szczególności usługi związane z:

   a) planowaniem, organizacją, produkcją i obsługą wydarzeń B2B;
   b) konferencjami, targami, stoiskami, premierami, roadshow oraz wydarzeniami online i hybrydowymi;
   c) wydarzeniami typu incentive i VIP;
   d) warsztatami, szkoleniami, prezentacjami oraz treściami eventowymi;
   e) doradztwem eventowym i strategicznym;
   f) koordynacją dostawców i podwykonawców;
   g) innymi usługami wskazanymi w ofercie lub umowie.

4. Szczegółowy zakres, wynagrodzenie, terminy i zasady realizacji danego projektu określa indywidualna oferta, zamówienie albo umowa.
5. W razie rozbieżności pierwszeństwo mają kolejno:

   a) indywidualna umowa;
   b) zaakceptowana oferta lub zamówienie;
   c) niniejsze OWW.

§ 2. Strona internetowa i zapytania

1. Strony internetowe Eventguru mają charakter informacyjny i służą prezentacji usług oraz umożliwieniu kontaktu z Eventguru.
2. Przesłanie formularza, wiadomości, briefu, prośby o wycenę albo innego zapytania nie oznacza zawarcia umowy.
3. Informacje, przykładowe realizacje i orientacyjne dane przedstawiane na stronach internetowych nie stanowią wiążącej oferty, chyba że wyraźnie wskazano inaczej.
4. Eventguru może odmówić przygotowania oferty lub realizacji projektu, w szczególności w przypadku braku dostępności, niewystarczającego czasu, niezgodności projektu z profilem działalności Eventguru albo uzasadnionego ryzyka prawnego, organizacyjnego lub finansowego.

§ 3. Bezpłatna konsultacja wstępna

1. Eventguru może zaoferować Klientowi bezpłatną konsultację wstępną.
2. Celem konsultacji jest w szczególności:

   a) wstępne rozpoznanie potrzeb Klienta;
   b) poznanie celu i podstawowych założeń projektu;
   c) ocena możliwości podjęcia współpracy;
   d) ustalenie, czy zasadne jest przygotowanie oferty albo zaproponowanie odpłatnego doradztwa.

3. Bezpłatna konsultacja nie stanowi:

   a) zawarcia umowy o realizację projektu;
   b) kompletnego audytu lub warsztatu strategicznego;
   c) opracowania pełnej koncepcji wydarzenia;
   d) zobowiązania Eventguru do przygotowania oferty;
   e) zobowiązania Klienta do skorzystania z usług Eventguru.

4. Jeżeli dalsza analiza wymaga istotnego nakładu pracy, przygotowania strategii, koncepcji, kosztorysu wielowariantowego albo specjalistycznych rekomendacji, Eventguru może zaproponować odpłatną usługę doradczą.
5. Materiały, pomysły i koncepcje przedstawione podczas konsultacji pozostają chronione na zasadach określonych w § 14.

§ 4. Usługi doradcze

1. Doradztwo może obejmować w szczególności analizę potrzeb, strategię wydarzenia, audyt, warsztat, ocenę dostawców, wybór targów lub lokalizacji, opracowanie koncepcji, budżetu albo harmonogramu.
2. Usługi doradcze są świadczone na podstawie informacji dostępnych w chwili ich wykonywania oraz informacji przekazanych przez Klienta.
3. Eventguru zobowiązuje się do działania z należytą starannością, lecz nie gwarantuje osiągnięcia określonych wyników biznesowych, w szczególności poziomu sprzedaży, liczby uczestników, liczby leadów, pozyskania sponsorów ani określonego zwrotu z inwestycji.
4. Decyzje biznesowe podejmowane na podstawie rekomendacji Eventguru należą do Klienta.

§ 5. Zawarcie umowy

1. Umowa zostaje zawarta w jeden z następujących sposobów:

   a) podpisanie umowy przez obie Strony;
   b) pisemna albo elektroniczna akceptacja oferty przez Klienta i potwierdzenie przyjęcia projektu przez Eventguru;
   c) złożenie zamówienia przez Klienta i jego wyraźne przyjęcie przez Eventguru;
   d) rozpoczęcie realizacji na jednoznaczne polecenie Klienta, zaakceptowane przez Eventguru.

2. Do zawarcia umowy nie dochodzi wyłącznie przez:

   a) przesłanie zapytania;
   b) udział w konsultacji;
   c) przekazanie briefu;
   d) otrzymanie niewiążącej wyceny;
   e) prowadzenie negocjacji.

3. Osoba działająca w imieniu Klienta oświadcza, że jest uprawniona do zaciągania zobowiązań lub składania ustaleń w jego imieniu.

§ 6. Oferta i zakres projektu

1. Oferta określa w szczególności zakres usług, wynagrodzenie, główne terminy, założenia budżetowe oraz ewentualne koszty zewnętrzne.
2. Oferta obowiązuje przez okres w niej wskazany. Jeżeli nie wskazano terminu ważności, obowiązuje przez 14 dni od dnia jej przesłania.
3. Ceny i dostępność dostawców, obiektów, transportu, zakwaterowania oraz innych świadczeń zewnętrznych mogą ulec zmianie do chwili dokonania wiążącej rezerwacji lub złożenia zamówienia.
4. Eventguru nie gwarantuje dostępności konkretnego dostawcy, lokalizacji, terminu ani ceny do czasu ich potwierdzenia oraz, jeżeli jest to wymagane, otrzymania od Klienta odpowiednich środków.
5. Świadczenia niewymienione w zaakceptowanej ofercie nie wchodzą w zakres projektu.

§ 7. Zmiany zakresu projektu

1. Każda zmiana dotycząca w szczególności zakresu, terminu, miejsca, liczby uczestników, programu, standardu, dostawców, produkcji lub materiałów może wpłynąć na wynagrodzenie i harmonogram.
2. Eventguru poinformuje Klienta o przewidywanym wpływie zmiany, jeżeli jego określenie jest możliwe przed jej realizacją.
3. Zmiana wymagająca dodatkowej pracy albo powodująca dodatkowe koszty może zostać wykonana po jej zatwierdzeniu przez Klienta w wiadomości e-mail lub w innej uzgodnionej formie.
4. W nagłych sytuacjach podczas realizacji wydarzenia Eventguru może podejmować uzasadnione działania niezbędne do ochrony bezpieczeństwa uczestników, ograniczenia szkody albo zapewnienia ciągłości wydarzenia.
5. Jeżeli nagłe działanie powoduje istotny dodatkowy koszt, Eventguru w miarę możliwości uzyska wcześniejszą akceptację Klienta. Jeżeli nie jest to możliwe, niezwłocznie poinformuje go o podjętych działaniach.

§ 8. Wynagrodzenie i płatności

1. Wynagrodzenie Eventguru oraz zasady płatności określa oferta albo umowa.
2. Wynagrodzenie może obejmować w szczególności:

   a) wynagrodzenie za przygotowanie i zarządzanie projektem;
   b) wynagrodzenie produkcyjne;
   c) wynagrodzenie doradcze;
   d) koszty pracy dodatkowej;
   e) koszty zewnętrzne;
   f) zaliczki lub przedpłaty na rzecz dostawców.

3. Eventguru może uzależnić rozpoczęcie prac, dokonanie rezerwacji lub złożenie zamówienia u dostawcy od otrzymania zaliczki albo przedpłaty.
4. Jeżeli Klient opóźnia się z płatnością, Eventguru może po uprzednim wezwaniu:

   a) wstrzymać realizację projektu;
   b) odmówić ponoszenia kolejnych kosztów;
   c) odpowiednio przesunąć harmonogram;
   d) rozwiązać umowę, jeżeli opóźnienie ma charakter istotny.

5. Opóźnienie wynikające z braku płatności przez Klienta nie stanowi opóźnienia Eventguru.
6. Eventguru może naliczać odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych oraz dochodzić innych należności przewidzianych prawem.

§ 9. Koszty zewnętrzne i dostawcy

1. Przy realizacji projektu Eventguru może korzystać z obiektów, hoteli, przewoźników, firm technicznych, cateringowych, scenograficznych, produkcyjnych, targowych oraz innych dostawców i podwykonawców.
2. Zasady rezerwacji, anulowania oraz zmiany usług zewnętrznych mogą wynikać z warunków danego dostawcy.
3. Klient jest zobowiązany pokryć zaakceptowane koszty zewnętrzne, w tym opłaty za anulowanie lub zmianę rezerwacji, jeżeli zostały naliczone zgodnie z warunkami dostawcy.
4. Eventguru może zastąpić dostawcę innym podmiotem o porównywalnym standardzie, jeżeli jest to uzasadnione dostępnością, bezpieczeństwem, jakością lub prawidłową realizacją projektu.
5. Eventguru nie odpowiada za działania niezależnych podmiotów, na które nie ma rzeczywistego wpływu, w szczególności za odwołanie lotu, decyzje organizatora targów, działania administracji publicznej, awarie infrastruktury obiektu lub ograniczenia wprowadzone przez służby, z zastrzeżeniem odpowiedzialności, której nie można wyłączyć na podstawie prawa.

§ 10. Obowiązki Eventguru

Eventguru zobowiązuje się do:

1. wykonywania usług z należytą starannością zawodową;
2. działania zgodnie z zaakceptowanym zakresem;
3. informowania Klienta o istotnych okolicznościach wpływających na projekt;
4. koordynowania powierzonych prac i dostawców w uzgodnionym zakresie;
5. zachowania poufności na zasadach określonych w OWW;
6. przestrzegania obowiązujących przepisów.

§ 11. Obowiązki Klienta

Klient zobowiązuje się do:

1. przekazywania prawdziwych, kompletnych i aktualnych informacji;
2. terminowego przekazywania materiałów, decyzji i akceptacji;
3. wyznaczenia osoby uprawnionej do bieżących uzgodnień;
4. współpracy w zakresie niezbędnym do realizacji projektu;
5. terminowego regulowania płatności;
6. informowania o szczególnych wymaganiach prawnych, technicznych, bezpieczeństwa lub dostępności;
7. uzyskania wymaganych zgód, zezwoleń i praw pozostających po stronie Klienta;
8. przestrzegania zasad obiektu, targów lub wydarzenia.

Klient ponosi odpowiedzialność za skutki przekazania nieprawdziwych, niepełnych lub opóźnionych informacji.

§ 12. Akceptacje i opóźnienia Klienta

1. Klient powinien przekazywać decyzje i akceptacje w terminach wynikających z harmonogramu albo wskazanych przez Eventguru.
2. Brak odpowiedzi nie jest równoznaczny z akceptacją, chyba że Strony wyraźnie uzgodnią inaczej.
3. Opóźnienie Klienta może powodować:

   a) przesunięcie terminów;
   b) ograniczenie dostępnych rozwiązań;
   c) wzrost kosztów;
   d) brak możliwości wykonania części usług.

4. Eventguru nie odpowiada za opóźnienie ani zwiększenie kosztów wynikające z braku współpracy, decyzji lub materiałów po stronie Klienta.
5. Jeżeli brak współpracy uniemożliwia dalszą realizację, Eventguru może wyznaczyć dodatkowy termin, a po jego bezskutecznym upływie wstrzymać projekt albo rozwiązać umowę.

§ 13. Odwołanie lub ograniczenie projektu

1. Klient może odwołać projekt lub ograniczyć jego zakres, składając Eventguru odpowiednie oświadczenie.
2. W takim przypadku Klient pokrywa:

   a) wynagrodzenie za prace wykonane do dnia odwołania lub zmiany;
   b) zaakceptowane i poniesione koszty;
   c) zobowiązania wobec dostawców, których nie można anulować;
   d) opłaty za anulowanie albo zmianę rezerwacji;
   e) inne należności wyraźnie przewidziane w ofercie lub umowie.

3. Jeżeli oferta lub umowa przewiduje szczegółową opłatę za anulowanie, ma ona pierwszeństwo przed zasadami ogólnymi określonymi powyżej.
4. Eventguru przedstawi Klientowi rozliczenie kosztów i wykonanych prac.

§ 14. Prawa autorskie i materiały

1. Prawa do koncepcji, prezentacji, projektów, kosztorysów, scenariuszy, dokumentów, grafik i innych materiałów przygotowanych przez Eventguru pozostają przy Eventguru, chyba że umowa wyraźnie stanowi inaczej.
2. Samo otrzymanie oferty, prezentacji lub koncepcji nie uprawnia Klienta do jej wykorzystania, kopiowania, przekazywania konkurencyjnym wykonawcom ani samodzielnego wdrożenia.
3. Zakres praw lub licencji udzielanych Klientowi określa umowa albo oferta.
4. O ile nie uzgodniono inaczej, Klient może korzystać z finalnych materiałów przygotowanych i opłaconych w ramach projektu wyłącznie na potrzeby, dla których zostały stworzone.
5. Klient oświadcza, że posiada prawa i zgody niezbędne do wykorzystania materiałów przekazanych Eventguru, w szczególności logotypów, znaków towarowych, zdjęć, filmów, muzyki, prezentacji oraz tekstów.
6. Klient odpowiada za roszczenia osób trzecich wynikające z wykorzystania materiałów dostarczonych przez Klienta, chyba że naruszenie powstało z winy Eventguru.
7. Eventguru może wykorzystać nazwę, logo, zdjęcia lub opis realizacji jako referencję wyłącznie w zakresie uzgodnionym z Klientem albo gdy takie wykorzystanie jest zgodne z umową i nie narusza poufności.

§ 15. Poufność

1. Strony zobowiązują się zachować w poufności informacje biznesowe, handlowe, organizacyjne, techniczne i finansowe otrzymane w związku ze współpracą.
2. Informacje poufne mogą być ujawniane pracownikom, współpracownikom, doradcom i podwykonawcom w zakresie niezbędnym do realizacji projektu, pod warunkiem objęcia ich odpowiednim obowiązkiem poufności.
3. Obowiązek poufności nie obejmuje informacji, które:

   a) były publicznie dostępne bez naruszenia umowy;
   b) były zgodnie z prawem znane odbiorcy wcześniej;
   c) muszą zostać ujawnione na podstawie prawa lub żądania uprawnionego organu.

4. Obowiązek poufności obowiązuje przez okres współpracy oraz przez 3 lata po jej zakończeniu, chyba że umowa przewiduje dłuższy okres.

§ 16. Odpowiedzialność

1. Każda ze Stron ponosi odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie swoich obowiązków na zasadach wynikających z umowy oraz obowiązujących przepisów.
2. Eventguru nie odpowiada za:

   a) niewykonanie lub opóźnienie spowodowane działaniem albo zaniechaniem Klienta;
   b) skutki nieprawdziwych, niepełnych lub spóźnionych informacji;
   c) decyzje biznesowe Klienta;
   d) nieosiągnięcie zakładanych wyników sprzedażowych, marketingowych lub frekwencyjnych;
   e) działania niezależnych podmiotów, za które Eventguru nie ponosi odpowiedzialności na podstawie prawa.

3. Z zastrzeżeniem przypadków, w których ograniczenie odpowiedzialności jest prawnie niedopuszczalne, Eventguru nie odpowiada za utracone korzyści ani szkody pośrednie.
4. Łączna odpowiedzialność Eventguru związana z danym projektem jest ograniczona do wysokości wynagrodzenia netto należnego Eventguru za ten projekt, bez kosztów zewnętrznych.
5. Ograniczeń odpowiedzialności nie stosuje się do szkody wyrządzonej umyślnie ani w innych przypadkach, w których odpowiedzialność nie może zostać ograniczona zgodnie z prawem.

§ 17. Siła wyższa

1. Strona nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie obowiązków spowodowane zdarzeniem pozostającym poza jej uzasadnioną kontrolą, którego nie mogła przewidzieć ani mu zapobiec.
2. Za siłę wyższą mogą zostać uznane w szczególności klęski żywiołowe, pożary, epidemie, wojny, zamieszki, strajki, akty terrorystyczne, decyzje władz, zamknięcie granic, zakazy organizacji wydarzeń, poważne awarie infrastruktury oraz zakłócenia transportu.
3. Strona dotknięta takim zdarzeniem powinna niezwłocznie poinformować drugą Stronę i podjąć rozsądne działania w celu ograniczenia jego skutków.
4. Strony uzgodnią, zależnie od okoliczności, zmianę terminu, zakresu albo zakończenie projektu.
5. Koszty zewnętrzne poniesione przed wystąpieniem siły wyższej oraz koszty, których nie można odzyskać od dostawców, obciążają Klienta w zakresie dotyczącym jego projektu.

§ 18. Reklamacje

1. Zastrzeżenia dotyczące realizacji usług należy przesyłać na adres e-mail używany do komunikacji projektowej albo na adres kontakt@eventguru.pl.
2. Zgłoszenie powinno zawierać opis problemu oraz, jeżeli to możliwe, oczekiwany sposób jego rozwiązania.
3. Klient powinien zgłaszać problemy niezwłocznie po ich zauważeniu, aby umożliwić Eventguru podjęcie działań naprawczych i ograniczenie szkody.
4. Eventguru udzieli odpowiedzi w rozsądnym terminie, co do zasady nie później niż w ciągu 14 dni roboczych.
5. Postanowienia niniejszego paragrafu nie ograniczają praw wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów.

§ 19. Rozwiązanie umowy

1. Strona może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli druga Strona rażąco narusza swoje obowiązki i nie usuwa naruszenia w dodatkowym rozsądnym terminie.
2. Eventguru może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym również wtedy, gdy:

   a) Klient zalega z istotną płatnością;
   b) dalsza realizacja mogłaby naruszać prawo, zasady bezpieczeństwa albo prawa osób trzecich;
   c) Klient nie współpracuje w stopniu uniemożliwiającym realizację projektu;
   d) Klient lub osoby działające w jego imieniu dopuszczają się zachowań zagrażających personelowi, uczestnikom lub podwykonawcom.

3. Rozwiązanie umowy nie zwalnia Klienta z zapłaty za wykonane prace, poniesione koszty i zobowiązania wobec dostawców.

§ 20. Dane osobowe

1. Każda ze Stron przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami.
2. Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych przez Eventguru znajdują się w Polityce prywatności.
3. Jeżeli Eventguru przetwarza dane osobowe w imieniu Klienta, Strony zawrą umowę powierzenia przetwarzania danych, jeżeli jest wymagana.
4. Klient odpowiada za zgodność z prawem danych i poleceń przekazywanych Eventguru.

§ 21. Charakter współpracy B2B

1. OWW są przeznaczone przede wszystkim do współpracy pomiędzy przedsiębiorcami i organizacjami.
2. Eventguru nie przyznaje w OWW dodatkowego, umownego prawa do odstąpienia od umowy w terminie 14 dni.
3. Jeżeli jednak bezwzględnie obowiązujące przepisy przyznają określone uprawnienia przedsiębiorcy będącemu osobą fizyczną albo innej osobie, postanowienia OWW nie wyłączają ani nie ograniczają tych uprawnień.

§ 22. Postanowienia końcowe

1. Do umowy stosuje się prawo polskie.
2. Strony zobowiązują się w pierwszej kolejności podjąć próbę polubownego rozwiązania sporu.
3. Spory pomiędzy Eventguru a Klientem będącym przedsiębiorcą podlegają rozpoznaniu przez sąd właściwy dla siedziby Eventguru, o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej.
4. Zmiana OWW nie wpływa na warunki projektów zaakceptowanych przed wejściem w życie nowej wersji, chyba że Strony wyraźnie uzgodnią inaczej.
5. Jeżeli którekolwiek postanowienie OWW okaże się nieważne lub bezskuteczne, nie wpływa to na ważność pozostałych postanowień.
6. Aktualna wersja OWW może być udostępniana na stronie internetowej Eventguru albo przekazywana Klientowi wraz z ofertą lub umową.
7. W sprawach związanych ze współpracą można kontaktować się z Eventguru pod adresem:

   kontakt@eventguru.pl