Strategia komunikacji i Event PR

Dobrze zaplanowana strategia komunikacji wokół eventu przyciąga właściwych uczestników, wzmacnia pozycję eksperta i skraca cykl sprzedaży – długo po tym jak ostatni gość wyszedł z sali.

Pomagamy firmom budować widoczność i wartość komunikacyjną wokół wydarzeń – przed, w trakcie i po zakończeniu. Łączymy ponad 20 lat doświadczenia w mediach, z głębokim zrozumieniem specyfiki B2B.

Dla kogo to ma sens?

Budujemy wartościowe projekty z firmami, które:

Organizują event, konferencję lub roadshow i chcą, żeby na sali byli właściwi ludzie -w odpowiednich proporcjach, nie tylko ci, których udało się zaprosić na ostatnią chwilę.
Potrzebują materiałów foto i wideo, które działają jako narzędzia sprzedażowe – nie tylko dokumentacja z wydarzenia.
Chcą nagrać case studies i wywiady z klientami, gdy ci są jeszcze na miejscu – i wykorzystywać je w sprzedaży przez miesiące.
Zależy im na obecności mediów i publikacjach, które budują pozycję eksperta na rynku.
Szukają partnera, który myśli o komunikacji wokół eventu sprzedażowo – nie tylko wizerunkowo.

Dlaczego komunikacja wokół eventu przekłada się na wyniki finansowe?

Jak pracujemy krok po kroku

Cel i strategia komunikacji:

kogo chcesz mieć na sali, w jakich proporcjach i jaki jest harmonogram kampanii.

Kampania przed eventem:

budujemy szum: ogłoszenia, social media, komunikacja do bazy. Monitorujemy rejestracje i reagujemy na bieżąco.

Realizacja w trakcie:

ekipa na miejscu, materiały wychodzą w czasie rzeczywistym, nagrywamy wywiady i case studies.

Branding i materiały:

oprawa wizualna, zaproszenia, landing page, animacje zapowiadające. Wszystko przygotowane tak, żeby uczestnicy sami chcieli udostępniać.

Przygotowanie produkcji i mediów

brief ekipy foto/wideo, zaplanowane case studies i wywiady, materiały dla dziennikarzy. Wszystko ustalone przed eventem.

Dostarczenie i dystrybucja:

gotowe materiały z planem: co, gdzie, kiedy. Koordynacja z Twoim marketingiem, żeby treści trafiły we właściwe kanały jak najszybciej.

Rozmowa:

poznajemy Twoje cele, potrzeby i kontekst.

Branding i materiały:

oprawa wizualna, zaproszenia, landing page, animacje zapowiadające. Wszystko przygotowane tak, żeby uczestnicy sami chcieli udostępniać.

Kampania przed eventem:

budujemy szum: ogłoszenia, social media, komunikacja do bazy. Monitorujemy rejestracje i reagujemy na bieżąco.

Przygotowanie produkcji i mediów:

brief ekipy foto/wideo, zaplanowane case studies i wywiady, materiały dla dziennikarzy. Wszystko ustalone przed eventem.

Realizacja w trakcie

ekipa na miejscu, materiały wychodzą w czasie rzeczywistym, nagrywamy wywiady i case studies.

Dostarczenie i dystrybucja

gotowe materiały z planem: co, gdzie, kiedy. Koordynacja z Twoim marketingiem, żeby treści trafiły we właściwe kanały jak najszybciej.

38cb238b6d280cc276c738167f87c126f92a3e59

f5bce25693c492618881db6bc5ba4b5c580eb51b

Co nas wyróżnia?

Materiały gotowe, gdy ludzie jeszcze pamiętają. – Kluczowe treści wychodzą w trakcie eventu lub tego samego dnia, nie po tygodniu.
Rozumiemy media od środka. – Piszemy komunikaty, które mają szansę na publikację, nie na zignorowanie.
Case studies nagrywamy na miejscu. – Klienci są zaangażowani, emocje świeże, koszt nagrania ułamek standardowej realizacji.
Każdy materiał projektujemy pod sprzedaż, nie pod galerię. – Zanim cokolwiek nagramy, wiemy gdzie to trafi i jak ma pracować na wynik.

Warto wiedzieć:

Komunikację przed eventem warto zacząć minimum 6 miesięcy wcześniej. Przy dużych konferencjach - 9-12 miesięcy. Im później startujesz, tym gorzej wygląda skład uczestników na sali.
Najlepszy moment na ogłoszenie kolejnej edycji to dzień zakończenia obecnej - uczestnicy są zaangażowani i chętnie deklarują udział.
Nie musisz zamawiać całego pakietu - możemy zająć się wybranym elementem: tylko strategią, tylko produkcją wideo albo tylko PR.
Jeśli masz własny dział marketingu, wchodzimy jako uzupełnienie - nie zastępujemy Twojego zespołu, współpracujemy z nim.

Planujesz event i chcesz, żeby pracował na wyniki dłużej niż jeden dzień? Napisz - zaczniemy od rozmowy o tym, co warto zakomunikować.

713ed84970fb52f62ddf952fc47612361cf72429

ee349c998903761b68c6a8ca2b86b57bb663d919

Budżet i modele współpracy

Przykładowe budżety, żebyś wiedział, z czym się liczyć:

Produkcja foto — od 5-7 tys. zł za dzień zdjęciowy..
Produkcja wideo — ood 10 do 70 tys. zł, zależnie od ekipy i zakresu montażu.
Case studies i wywiady – gdy ekipa jest już na miejscu eventu, koszt nagrania dodatkowych materiałów jest znacznie niższy niż przy osobnej realizacji.
Strategia komunikacji przed eventem – zakres i budżet ustalamy na podstawie skali wydarzenia.

Pełny kosztorys przed startem – znasz budżet zanim cokolwiek zamówisz.

652f5d6a741a5a23ed2001094c844033ff6fb4ff

Co robimy?

Strategia i kampania przed eventem – harmonogram, materiały promocyjne, rejestracja, komunikacja do bazy i mediów.
Produkcja foto i wideo -zdjęcia i filmy zaprojektowane pod sprzedaż i marketing, gotowe w ciągu 24h lub jeszcze w trakcie eventu.
Case studies i wywiady z klientami – nagrane na miejscu, gotowy materiał sprzedażowy do wielomiesięcznego wykorzystania.
PR i media — komunikaty prasowe, materiały dla dziennikarzy, organizacja wywiadów z ekspertami.
Content po evencie – artykuły, skróty, highlighty, materiały do social media. Zaplanowane z wyprzedzeniem, gotowe do dystrybucji.

Planujesz coś, czego tu nie widzisz? Odezwij się — odpowiemy szybko. A jeśli to nie nasz obszar, podpowiemy do kogo warto się zwrócić.

FAQ

Najczęstsze pytania klientów

Czy możemy zlecić tylko wybrany element?

Tak — nie musisz zamawiać całego pakietu. Możemy zająć się samą produkcją wideo, samym PR albo samą strategią przed eventem. Zakres dopasowujemy do potrzeb.

Czy materiały foto i wideo są gotowe jeszcze w trakcie eventu?

Tak, jeśli zaplanujemy to z wyprzedzeniem. Materiały opublikowane w trakcie eventu mają wielokrotnie większy zasięg niż te same materiały tydzień później — i właśnie pod to projektujemy produkcję.

Co, jeśli nie mamy jeszcze pomysłu na event?