Strategia komunikacji i Event PR
Dobrze zaplanowana strategia komunikacji wokół eventu przyciąga właściwych uczestników, wzmacnia pozycję eksperta i skraca cykl sprzedaży – długo po tym jak ostatni gość wyszedł z sali.
Pomagamy firmom budować widoczność i wartość komunikacyjną wokół wydarzeń – przed, w trakcie i po zakończeniu. Łączymy ponad 20 lat doświadczenia w mediach, z głębokim zrozumieniem specyfiki B2B.
Dla kogo to ma sens?
Budujemy wartościowe projekty z firmami, które:
- Organizują event, konferencję lub roadshow i chcą, żeby na sali byli właściwi ludzie – w odpowiednich proporcjach, nie tylko ci, których udało się zaprosić na ostatnią chwilę.
- Potrzebują materiałów foto i wideo, które działają jako narzędzia sprzedażowe – nie tylko dokumentacji z wydarzenia.
- Chcą nagrać case study i wywiady z klientami, gdy ci są jeszcze na miejscu – i wykorzystywać je w sprzedaży przez miesiące.
- Zależy im na obecności mediów i publikacjach, które budują pozycję eksperta na rynku.
- Szukają partnera, który myśli o komunikacji wokół eventu sprzedażowo – nie tylko wizerunkowo.
Dlaczego komunikacja wokół eventu przekłada się na wyniki finansowe?
- Jeden event - miesiące contentu - case study nagrane przy stoisku, wywiad z klientem po prezentacji, highlight wideo z panelu. Te materiały pracują na sprzedaż długo po evencie, zastępując dziesiątki zimnych maili i kolejne kampanie.
- Krótszy cykl sprzedaży - osoba zainteresowana ofertą, która widzi nagranie z Twojego eventu, wypowiedź klienta i relację z premiery, podejmuje decyzję szybciej niż ta, który dostał PDF z ofertą.
- Dźwignia, która działa tylko raz - uczestnicy są zaangażowani w trakcie eventu i kilka godzin po nim. Materiały opublikowane w tym oknie mają wielokrotnie większy zasięg niż te same materiały tydzień później. Tego okna nie da się otworzyć ponownie.
- Zwrot z inwestycji w event rośnie z każdym użyciem materiałów - event kosztuje tyle samo niezależnie od tego, czy po nim zostaną trzy zdjęcia na LinkedIn, czy zestaw materiałów sprzedażowych na cały rok.
Jak pracujemy krok po kroku
1.
Cel i strategia komunikacji:
kogo chcesz zaprosić, w jakich proporcjach i jaki jest harmonogram kampanii.
3.
Kampania przed eventem:
budujemy szum: ogłoszenia, social media, komunikacja do bazy. Monitorujemy rejestracje i reagujemy na bieżąco.
5.
Realizacja w trakcie:
ekipa na miejscu, materiały wychodzą w czasie rzeczywistym, nagrywamy wywiady i case studies.
2.
Branding i materiały:
oprawa wizualna, zaproszenia, landing page, animacje zapowiadające. Wszystko przygotowane tak, żeby uczestnicy sami chcieli udostępniać.
4.
Przygotowanie produkcji i mediów
brief ekipy foto/wideo, zaplanowane case studies i wywiady, materiały dla dziennikarzy. Wszystko ustalone przed eventem.
6.
Dostarczenie i dystrybucja:
gotowe materiały z planem: co, gdzie, kiedy. Koordynacja z Twoim marketingiem, żeby treści trafiły we właściwe kanały jak najszybciej.
1.
Rozmowa:
poznajemy Twoje cele, potrzeby i kontekst.
2.
Branding i materiały:
oprawa wizualna, zaproszenia, landing page, animacje zapowiadające. Wszystko przygotowane tak, żeby uczestnicy sami chcieli udostępniać.
3.
Kampania przed eventem:
budujemy szum: ogłoszenia, social media, komunikacja do bazy. Monitorujemy rejestracje i reagujemy na bieżąco.
4.
Przygotowanie produkcji i mediów:
brief ekipy foto/wideo, zaplanowane case studies i wywiady, materiały dla dziennikarzy. Wszystko ustalone przed eventem.
5.
Realizacja w trakcie
ekipa na miejscu, materiały wychodzą w czasie rzeczywistym, nagrywamy wywiady i case studies.
6.
Dostarczenie i dystrybucja
gotowe materiały z planem: co, gdzie, kiedy. Koordynacja z Twoim marketingiem, żeby treści trafiły we właściwe kanały jak najszybciej.
Co nas wyróżnia?
- Materiały gotowe, gdy ludzie jeszcze pamiętają – Kluczowe treści wychodzą w trakcie eventu lub tego samego dnia, nie po tygodniu.
- Rozumiemy media od środka – Piszemy komunikaty, które mają szansę na publikację, nie na zignorowanie.
- Case studies nagrywamy na miejscu – Klienci są zaangażowani, emocje świeże, koszt nagrania to ułamek standardowej realizacji.
- Każdy materiał projektujemy pod sprzedaż, nie pod galerię – Zanim cokolwiek nagramy, wiemy gdzie to trafi i jak ma pracować na wynik.
Warto wiedzieć:
- Komunikację przed eventem warto zacząć minimum 6 miesięcy wcześniej. Przy dużych konferencjach - 9-12 miesięcy. Im później startujesz, tym gorzej wygląda skład uczestników.
- Najlepszy moment na ogłoszenie kolejnej edycji to dzień zakończenia obecnej - uczestnicy są zaangażowani i chętnie deklarują udział.
- Nie musisz zamawiać całego pakietu - możemy zająć się wybranym elementem: tylko strategią, produkcją wideo lub PR.
- Jeśli masz własny dział marketingu, wchodzimy jako uzupełnienie - nie zastępujemy Twojego zespołu, współpracujemy z nim.
Planujesz event i chcesz, żeby pracował na wyniki dłużej niż jeden dzień? Napisz - zaczniemy od rozmowy o tym, co warto zakomunikować.
Budżet i modele współpracy
Przykładowe budżety, żebyś wiedział, jak planować:
- Produkcja foto — od 5-7 tys. zł za dzień zdjęciowy.
- Produkcja wideo — od 10 do 70 tys. zł, zależnie od ekipy i zakresu montażu.
- Case studies i wywiady – gdy ekipa jest już na miejscu eventu, koszt nagrania dodatkowych materiałów jest znacznie niższy niż przy osobnej realizacji.
- Strategia komunikacji przed eventem – zakres i budżet ustalamy na podstawie skali wydarzenia.
Pełny kosztorys przed startem – znasz budżet zanim cokolwiek zamówisz.
Co robimy?
- Strategia i kampania przed eventem – harmonogram, materiały promocyjne, rejestracja, komunikacja dla mediów.
- Produkcja foto i wideo – zdjęcia i filmy zaprojektowane pod sprzedaż i marketing, gotowe w ciągu 24h lub jeszcze w trakcie eventu.
- Case studies i wywiady z klientami – nagrane na miejscu, gotowy materiał sprzedażowy do wielomiesięcznego wykorzystania.
- PR i media – komunikaty prasowe, materiały dla dziennikarzy, organizacja wywiadów z ekspertami.
- Content po evencie – artykuły, skróty, highlighty, materiały do social mediów. Zaplanowane z wyprzedzeniem, gotowe do dystrybucji.
Planujesz coś, czego tu nie widzisz? Odezwij się – odpowiemy szybko. A jeśli to nie nasz obszar, podpowiemy do kogo warto się zwrócić.
FAQ
Najczęstsze pytania klientów
Czy możemy zlecić tylko wybrany element?
Tak, nie musisz zamawiać całej obsługi. Część klientów potrzebuje tylko strategii komunikacji przed eventem. Inni samej produkcji wideo, wsparcia PR, moderacji albo contentu do social mediów i sprzedaży.
Często wchodzimy do projektu jako wsparcie dla wewnętrznego zespołu marketingu albo działamy równolegle z inną agencją czy producentem.
Zakres dopasowujemy do tego, czego naprawdę potrzebujesz, nie odwrotnie.
Czy materiały foto i wideo są gotowe jeszcze w trakcie eventu?
Tak, jeśli zaplanujemy to wcześniej.
Materiały publikowane w trakcie wydarzenia albo tuż po nim zwykle osiągają wielokrotnie większe zasięgi i zaangażowanie niż te same materiały wrzucone tydzień później.
Dlatego coraz częściej projektujemy produkcję tak, żeby część contentu powstawała i była publikowana praktycznie na bieżąco:
- krótkie materiały wideo,
- zdjęcia,
- rolki,
- wypowiedzi prelegentów,
- backstage,
- reakcje uczestników,
- czy szybkie podsumowania dnia.
To wymaga dobrego przygotowania i szybkiego workflow na miejscu, ale właśnie wtedy content zaczyna realnie pracować na event jeszcze w trakcie jego trwania.
Co, jeśli nie mamy jeszcze pomysłu na event?
To bardzo normalna sytuacja.
Czasem klient wie tylko, jaki efekt chce osiągnąć:
- pokazać nowy produkt,
- zbudować relacje,
- przyciągnąć partnerów,
- zwiększyć rozpoznawalność,
- zwiekszyć sprzedaż
- albo stworzyć wartościowy content dla sprzedaży i marketingu.
I od tego zwykle zaczynamy.
Pomagamy dobrać format, skalę i sposób komunikacji do celu, budżetu i grupy odbiorców. W niektórych projektach działamy bardziej jako partner strategiczny lub kreatywny, w innych przejmujemy pełną produkcję i koordynację wydarzenia.
Nie wychodzimy z założenia, że każdy event musi być duży i spektakularny. Czasem dużo lepiej działa prostszy format dobrze dopasowany do ludzi i celu biznesowego.
Czy pomożecie przygotować strategię komunikacji?
Tak. Zaplanujemy harmonogram i przygotujemy z wyprzedzeniem wszystkie materiały oraz doradzimy gdzie warto je udsotępniać.
Jak znaleźć budżet na takie działania w mniejszej firmie?
Nie każda firma potrzebuje dużej produkcji albo rozbudowanej kampanii.
Bardzo często pomagamy znaleźć rozwiązania, które mają sens przy konkretnym budżecie i etapie rozwoju firmy.
Czasem lepszym ruchem będzie jedna dobrze przygotowana produkcja contentowa, którą później można wykorzystywać przez wiele miesięcy w sprzedaży, marketingu i PR, niż kilka przypadkowych działań robionych osobno.
Pomagamy też ocenić:
- które elementy realnie wpływają na efekt biznesowy,
- gdzie warto inwestować,
- a gdzie skala produkcji nie wnosi proporcjonalnej wartości.
W wielu firmach ważne jest również wewnętrzne uzasadnienie wydatków, dlatego pomagamy spojrzeć na budżet nie tylko jako koszt eventu, ale jako inwestycję w sprzedaż, komunikację i materiały, które będą pracować dużo dłużej niż sam dzień wydarzenia.
Jak wygląda rozpoczęcie współpracy?
Zaczynamy od rozmowy, spokojnie, bez zobowiązań i bez kosztów po Twojej stronie.
Na początku nie skupiamy się na „sprzedaży eventu”, tylko na zrozumieniu sytuacji:
- co chcesz osiągnąć,
- gdzie dziś jesteś,
- co już działa,
- czego brakuje,
- i czy event, content albo działania PR rzeczywiście pomogą osiągnąć ten cel.
Czasem po pierwszej rozmowie okazuje się, że najlepszym rozwiązaniem będzie duży projekt. Innym razem lepiej sprawdzi się prostszy format, etapowe działanie albo przesunięcie części decyzji na później.
I to też jest OK.
Jeśli widzimy, że możemy realnie pomóc, przygotowujemy propozycję dopasowaną do sytuacji:
- zakres działań,
- rekomendowany format,
- harmonogram,
- i budżet.
Dopiero po Twojej akceptacji zaczynamy pracę.
Na każdym etapie masz wpływ na zakres współpracy. Jeśli chcesz zmienić kierunek, ograniczyć część działań albo przenieść fragment projektu do własnego zespołu – po prostu ustalamy to jasno i dopasowujemy dalsze działania do sytuacji.
Zależy nam przede wszystkim na tym, żeby cały proces był przewidywalny, spokojny i dobrze dopasowany do realnych potrzeb firmy – bez niepotrzebnej presji, komplikowania projektu czy kosztów, które nie wnoszą wartości.
Czy możecie przygotowac naszych prezenterów i komunikaty do mediów?
Tak. Pomagamy przygotować zarówno sam przekaz, jak i ludzi, którzy będą go prezentować.
Pracujemy nad:
- strukturą wystąpień,
- narracją,
- komunikatami dla mediów,
- scenariuszami,
- prezentacjami,
- i sposobem prowadzenia rozmów podczas eventu czy wywiadów.
W przypadku wystąpień scenicznych albo nagrań pomagamy też przygotować prelegentów do pracy z kamerą, sceną i publicznością.
Często nawet niewielkie zmiany w sposobie mówienia, kolejności informacji albo uproszczeniu przekazu sprawiają, że prezentacja staje się dużo bardziej naturalna i skuteczna, zarówno dla mediów, jak i dla klientów.
Masz event, targi
albo konferencję do zaplanowania?
Napisz, co chcesz osiągnąć, a odezwiemy się, żeby
umówić krótką, bezpłatną rozmowę. Podpowiemy, jaki
format ma sens, na co warto przeznaczyć budżet i jak
podejść do realizacji bez niepotrzebnego chaosu.
Wolisz napisać bezpośrednio?
kontakt@eventguru.pl