Data ostatniej aktualizacji: 25 lipca 2026 r.

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe w związku z działalnością prowadzoną pod marką Eventguru, w szczególności podczas:

1. korzystania ze stron internetowych:
   • https://www.eventguru.pl;
   • https://www.eventgurub2b.com;
2. kontaktowania się z nami za pomocą formularzy, poczty elektronicznej, telefonu, mediów społecznościowych lub innych kanałów komunikacji;
3. udziału w bezpłatnej konsultacji wstępnej;
4. przygotowywania, negocjowania i realizowania ofert oraz umów B2B;
5. korzystania z usług eventowych i doradztwa eventowego;
6. udziału w wydarzeniach organizowanych lub współorganizowanych przez Eventguru;
7. pobierania materiałów udostępnianych przez Eventguru;
8. zapisu do newslettera i otrzymywania informacji handlowych;
9. prowadzenia przez nas komunikacji biznesowej, marketingowej i sprzedażowej.

Serwisy Eventguru służą przede wszystkim prezentowaniu usług organizacji i produkcji wydarzeń B2B oraz doradztwa eventowego. Przesłanie formularza, wiadomości, zapytania lub udział w bezpłatnej konsultacji nie prowadzą automatycznie do zawarcia odpłatnej umowy.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

PEPERONCINO SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
z siedzibą w Warszawie, działająca pod marką Eventguru

Adres:
ul. Mroczna 5A lok. 007A
01-456 Warszawa
Polska

KRS: 0000679998
NIP: 5272809907
REGON: 367344399

dalej jako „Administrator”, „Eventguru” albo „my”.

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można skontaktować się z nami:

• pocztą elektroniczną: kontakt@eventguru.pl;
• listownie: na adres siedziby wskazany powyżej.

3. Jakie dane możemy przetwarzać

W zależności od rodzaju kontaktu i relacji z Eventguru możemy przetwarzać następujące kategorie danych:

1. dane identyfikacyjne, w szczególności imię i nazwisko;
2. dane kontaktowe, w szczególności adres e-mail, numer telefonu i adres korespondencyjny;
3. dane zawodowe i biznesowe, takie jak:
   • stanowisko;
   • funkcja w organizacji;
   • nazwa pracodawcy lub reprezentowanej firmy;
   • branża;
   • profil działalności;
   • służbowe dane kontaktowe;
4. dane dotyczące zapytania lub planowanego projektu, w szczególności:
   • rodzaj i cel wydarzenia;
   • planowany termin i lokalizacja;
   • przewidywana liczba uczestników;
   • budżet lub przedział budżetowy;
   • oczekiwany zakres usług;
   • potrzeby organizacyjne, techniczne, marketingowe lub doradcze;
   • informacje przekazane podczas konsultacji, spotkań lub korespondencji;
5. dane dotyczące współpracy, takie jak:
   • treść ofert i uzgodnień;
   • historia korespondencji;
   • zaakceptowane kosztorysy;
   • zamówienia;
   • umowy;
   • protokoły;
   • rozliczenia;
   • reklamacje;
   • informacje o przebiegu projektu;
6. dane rozliczeniowe, takie jak:
   • nazwa firmy;
   • adres;
   • NIP;
   • dane osoby kontaktowej;
   • informacje znajdujące się na fakturach i dokumentach księgowych;
   • informacje dotyczące płatności;
7. dane uczestników wydarzeń, jeżeli ich przetwarzanie jest niezbędne do realizacji określonego wydarzenia, w szczególności:
   • imię i nazwisko;
   • służbowe dane kontaktowe;
   • firma i stanowisko;
   • dane dotyczące rejestracji;
   • preferencje organizacyjne;
   • dane niezbędne do zakwaterowania, transportu lub zapewnienia dostępu do wydarzenia;
8. dane związane z newsletterem i materiałami, takie jak:
   • imię;
   • adres e-mail;
   • firma;
   • data zapisu;
   • źródło zapisu;
   • informacje o wyrażonych i wycofanych zgodach;
   • informacje o dostarczeniu wiadomości, jej otwarciu lub kliknięciu w zawarte w niej odnośniki, jeżeli takie funkcje są aktywne;
9. dane techniczne dotyczące korzystania z Serwisów, w szczególności:
   • adres IP;
   • typ urządzenia;
   • typ i wersja przeglądarki;
   • system operacyjny;
   • przybliżona lokalizacja wynikająca z adresu IP;
   • data i godzina wizyty;
   • odwiedzone podstrony;
   • źródło wejścia do Serwisu;
   • identyfikatory internetowe;
   • informacje zapisywane za pomocą plików cookies i podobnych technologii;
10. dane pochodzące ze źródeł publicznych, w szczególności ze stron internetowych przedsiębiorstw, rejestrów publicznych, katalogów branżowych, serwisów profesjonalnych i mediów społecznościowych wykorzystywanych zawodowo.

Co do zasady nie prosimy o przekazywanie szczególnych kategorii danych osobowych, takich jak dane o zdrowiu, poglądach politycznych, przekonaniach religijnych lub orientacji seksualnej.

Jeżeli określone dane, na przykład dotyczące dostępności, diety lub szczególnych potrzeb uczestnika, są niezbędne do prawidłowej organizacji wydarzenia, przetwarzamy je wyłącznie w niezbędnym zakresie i na podstawie odpowiedniej podstawy prawnej.

4. Kontakt, formularze i zapytania

Jeżeli kontaktujesz się z nami za pomocą formularza, poczty elektronicznej, telefonu, mediów społecznościowych lub innego kanału, przetwarzamy Twoje dane w celu:

1. przyjęcia i obsługi zapytania;
2. udzielenia odpowiedzi;
3. poznania potrzeb Twoich lub reprezentowanej przez Ciebie organizacji;
4. oceny możliwości podjęcia współpracy;
5. umówienia spotkania lub konsultacji;
6. przygotowania oferty;
7. prowadzenia dalszych uzgodnień.

Podstawą prawną przetwarzania jest:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy, jeżeli potencjalną stroną umowy jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą;
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu komunikacji biznesowej, obsłudze zapytań, ustaleniu osoby uprawnionej do kontaktu, ocenie możliwości współpracy oraz przygotowywaniu ofert, jeżeli działasz w imieniu spółki, pracodawcy lub innej organizacji.

Podanie danych jest dobrowolne, ale brak danych niezbędnych do kontaktu lub oceny zapytania może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi albo przygotowanie oferty.

5. Bezpłatna konsultacja wstępna

Jeżeli korzystasz z bezpłatnej konsultacji wstępnej, przetwarzamy Twoje dane w celu:

1. umówienia i przeprowadzenia konsultacji;
2. wstępnego rozpoznania potrzeb;
3. omówienia planowanego wydarzenia lub problemu organizacyjnego;
4. oceny możliwości i zasadności współpracy;
5. wskazania ogólnych możliwych kierunków działania;
6. przygotowania oferty albo propozycji dalszego doradztwa.

Podstawą prawną jest:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – podjęcie działań przed zawarciem umowy, jeżeli działasz we własnym imieniu jako przedsiębiorca;
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu rozmów biznesowych, ocenie potrzeb potencjalnego klienta oraz przygotowaniu możliwej współpracy, jeżeli reprezentujesz inną organizację.

Udział w bezpłatnej konsultacji nie powoduje obowiązku zawarcia umowy ani po stronie uczestnika konsultacji, ani po stronie Eventguru.

6. Przygotowywanie i negocjowanie ofert

Dane osób uczestniczących w procesie ofertowym przetwarzamy w celu:

1. przygotowania oferty, budżetu lub kosztorysu;
2. ustalenia zakresu usług;
3. prowadzenia negocjacji;
4. weryfikacji uprawnień reprezentantów i osób kontaktowych;
5. dokumentowania uzgodnień;
6. zabezpieczenia dowodów dotyczących przebiegu negocjacji.

Podstawą prawną jest:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – podjęcie działań przed zawarciem umowy, jeżeli stroną planowanej umowy jest osoba fizyczna;
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes polegający na przygotowaniu i negocjowaniu umowy z reprezentowaną przez daną osobę organizacją oraz dokumentowaniu uzgodnień.

7. Zawarcie i wykonywanie umowy

Dane klientów, reprezentantów, pracowników, współpracowników i osób kontaktowych przetwarzamy w celu:

1. zawarcia i wykonania umowy;
2. zarządzania projektem;
3. realizacji usług eventowych lub doradczych;
4. prowadzenia bieżącej komunikacji;
5. dokonywania akceptacji projektowych;
6. koordynowania dostawców i podwykonawców;
7. rozliczenia współpracy;
8. obsługi zmian, reklamacji oraz innych zgłoszeń;
9. ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Podstawą prawną jest:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy, jeżeli jej stroną jest osoba fizyczna;
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes polegający na zawarciu i realizacji umowy z firmą lub organizacją reprezentowaną przez daną osobę, prowadzeniu komunikacji roboczej, dokumentowaniu uzgodnień oraz ochronie przed roszczeniami;
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wykonanie obowiązków prawnych, w szczególności podatkowych, rachunkowych i archiwizacyjnych.

Podanie danych wymaganych do zawarcia i realizacji umowy jest dobrowolne, ale ich niepodanie może uniemożliwić zawarcie lub wykonanie umowy.

8. Doradztwo eventowe

Jeżeli korzystasz z odpłatnego lub nieodpłatnego doradztwa eventowego, możemy przetwarzać dane dotyczące:

• reprezentowanej organizacji;
• jej planów biznesowych i eventowych;
• celów planowanego wydarzenia;
• potrzeb uczestników;
• budżetu;
• harmonogramu;
• planów sprzedażowych, marketingowych lub ekspansji;
• dotychczasowych doświadczeń z wydarzeniami;
• osób zaangażowanych w proces decyzyjny i realizacyjny.

Dane te przetwarzamy w celu:

1. przeprowadzenia analizy;
2. przygotowania rekomendacji;
3. opracowania koncepcji lub planu działania;
4. oceny dostawców, wydarzeń, targów, lokalizacji lub rozwiązań technicznych;
5. wykonania innych uzgodnionych usług doradczych.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b lub lit. f RODO, zależnie od tego, czy osoba, której dane dotyczą, jest stroną umowy, czy działa w imieniu innego podmiotu.

9. Organizacja wydarzeń i dane uczestników

W związku z organizacją wydarzeń możemy przetwarzać dane uczestników, prelegentów, gości, przedstawicieli partnerów, dostawców oraz personelu.

Zakres danych zależy od charakteru konkretnego wydarzenia i może obejmować dane niezbędne do:

1. rejestracji i potwierdzenia udziału;
2. zapewnienia dostępu do wydarzenia;
3. przygotowania identyfikatorów;
4. prowadzenia komunikacji organizacyjnej;
5. przygotowania list uczestników;
6. rezerwacji noclegów lub transportu;
7. zapewnienia cateringu;
8. obsługi technicznej i bezpieczeństwa;
9. przygotowania materiałów;
10. dokumentowania wydarzenia, jeżeli istnieje odpowiednia podstawa prawna.

W zależności od modelu współpracy Eventguru może występować:

• jako samodzielny administrator danych;
• jako współadministrator wraz z klientem lub partnerem;
• jako podmiot przetwarzający dane w imieniu klienta.

Szczegółowy podział ról i obowiązków jest ustalany dla konkretnego wydarzenia lub w umowie z klientem.

Jeżeli Eventguru przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie klienta, zasady tego przetwarzania określa umowa powierzenia przetwarzania danych.

10. Dokumentacja zdjęciowa i filmowa wydarzeń

Podczas niektórych wydarzeń mogą być wykonywane zdjęcia lub nagrania.

Informacja o fotografowaniu lub nagrywaniu, celu wykorzystania materiałów oraz podstawie prawnej powinna zostać przekazana uczestnikom przed wydarzeniem albo najpóźniej przy wejściu na wydarzenie.

Wizerunek może być przetwarzany w szczególności na podstawie:

• zgody osoby przedstawionej – art. 6 ust. 1 lit. a RODO;
• prawnie uzasadnionego interesu administratora – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, jeżeli wykorzystanie wizerunku jest zgodne z prawem, proporcjonalne i nie narusza nadrzędnych praw lub wolności osoby;
• innych przepisów pozwalających na rozpowszechnianie wizerunku bez zezwolenia, jeżeli mają zastosowanie.

Szczegółowe zasady mogą być określone odrębnie dla danego wydarzenia przez jego organizatora.

11. Rozliczenia, księgowość i obowiązki prawne

Dane znajdujące się na fakturach, rachunkach, umowach i innych dokumentach rozliczeniowych przetwarzamy w celu:

1. wystawiania i przyjmowania dokumentów księgowych;
2. prowadzenia ksiąg i dokumentacji podatkowej;
3. dokonywania rozliczeń;
4. realizowania obowiązków wobec organów publicznych;
5. dochodzenia należności.

Podstawą prawną jest:

• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wykonanie obowiązków wynikających z przepisów prawa;
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes polegający na zarządzaniu płatnościami i dochodzeniu należności.

12. Newsletter

Jeżeli zapisujesz się do newslettera, przetwarzamy Twój adres e-mail oraz inne dobrowolnie podane dane w celu:

1. wysyłania newslettera;
2. przekazywania informacji o publikacjach, usługach, materiałach, wydarzeniach i działalności Eventguru;
3. zarządzania zapisem oraz udokumentowania udzielonej zgody;
4. analizowania skuteczności wiadomości, jeżeli wykorzystywany system umożliwia pomiar dostarczenia, otwarcia wiadomości lub kliknięcia w odnośnik.

Podstawą prawną przetwarzania danych jest Twoja zgoda – art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Wysyłanie informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej odbywa się zgodnie z wymaganiami Prawa komunikacji elektronicznej.

Zgodę możesz wycofać w każdej chwili:

• za pomocą odnośnika rezygnacji znajdującego się w wiadomości;
• kontaktując się z nami pod adresem kontakt@eventguru.pl.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Po rezygnacji możemy zachować minimalne informacje o wycofaniu zgody na liście blokującej, aby nie wysyłać kolejnych wiadomości na dany adres i móc wykazać respektowanie rezygnacji.

13. Materiały do pobrania

Jeżeli udostępniamy checklistę, poradnik, raport lub inny materiał w zamian za podanie danych, przetwarzamy dane w celu:

1. udostępnienia lub przesłania materiału;
2. obsługi technicznej pobrania;
3. zabezpieczenia przed nadużyciami;
4. wysyłania dalszych informacji, wyłącznie jeżeli została udzielona odpowiednia zgoda.

Samo pobranie materiału nie powinno być traktowane jako zgoda na newsletter, chyba że informacja o takim celu została przedstawiona wyraźnie, a użytkownik dobrowolnie wyraził odrębną zgodę.

Podstawą przetwarzania danych niezbędnych do dostarczenia materiału jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, zależnie od charakteru udostępnienia.

14. Kontakty i marketing B2B

Możemy przetwarzać służbowe dane kontaktowe osób działających w imieniu przedsiębiorstw i organizacji w celu:

1. przedstawienia Eventguru i zakresu naszych usług;
2. nawiązania relacji biznesowej;
3. zbadania zainteresowania potencjalną współpracą;
4. prowadzenia indywidualnej komunikacji B2B;
5. kontynuowania rozpoczętych rozmów;
6. zarządzania relacjami z potencjalnymi i dotychczasowymi klientami.

Dane mogą pochodzić:

• bezpośrednio od danej osoby;
• od reprezentowanej przez nią organizacji;
• z publicznej strony internetowej przedsiębiorstwa;
• z publicznych rejestrów;
• z profesjonalnych serwisów społecznościowych;
• z wydarzeń, konferencji i spotkań biznesowych;
• od partnerów biznesowych, jeżeli przekazanie danych jest zgodne z prawem.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes polegający na rozwijaniu działalności B2B, nawiązywaniu i utrzymywaniu relacji biznesowych oraz przedstawianiu usług osobom, które zawodowo mogą być nimi zainteresowane.

Samo istnienie prawnie uzasadnionego interesu na gruncie RODO nie znosi obowiązku przestrzegania odrębnych przepisów regulujących przesyłanie informacji handlowych i marketing bezpośredni za pomocą określonych kanałów komunikacji.

Osobie, której dane wykorzystujemy na potrzeby marketingu bezpośredniego, przysługuje prawo wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec takiego przetwarzania.

Po wniesieniu sprzeciwu zaprzestaniemy wykorzystywania danych do marketingu bezpośredniego. Możemy zachować minimalny zakres danych na liście blokującej w celu respektowania sprzeciwu.

15. Zarządzanie relacjami w systemie CRM

Do zarządzania kontaktami biznesowymi, zapytaniami, ofertami, komunikacją i relacjami z klientami możemy korzystać z systemu CRM, w tym z rozwiązań dostarczanych przez HubSpot.

W systemie CRM mogą być przechowywane między innymi:

• dane kontaktowe;
• nazwa firmy i stanowisko;
• źródło pozyskania kontaktu;
• historia wiadomości i spotkań;
• informacje o zapytaniach;
• notatki ze spotkań;
• status potencjalnej współpracy;
• treść ofert i uzgodnień;
• informacje o wyrażonych zgodach, rezygnacjach i sprzeciwach.

Podstawą prawną jest, zależnie od celu:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – jeżeli określone działanie opiera się na zgodzie.

Korzystanie z systemu CRM nie oznacza, że wobec osób podejmowane są decyzje wywołujące skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany.

16. Analityka internetowa

Za zgodą użytkownika możemy korzystać z narzędzi analitycznych, w szczególności Google Analytics 4, aby:

1. mierzyć liczbę wizyt i sposób korzystania z Serwisów;
2. sprawdzać, które treści i podstrony są najczęściej odwiedzane;
3. analizować źródła ruchu;
4. identyfikować błędy i problemy z użytecznością;
5. rozwijać i ulepszać Serwisy;
6. oceniać skuteczność działań informacyjnych i marketingowych.

Wykorzystanie opcjonalnych plików cookies lub podobnych technologii analitycznych następuje po uzyskaniu odpowiedniej zgody, chyba że konkretne rozwiązanie działa w sposób, który zgodnie z obowiązującym prawem nie wymaga zgody.

Podstawą przetwarzania danych osobowych związanych z opcjonalną analityką jest co do zasady art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Szczegółowe informacje o wykorzystywanych plikach cookies, ich dostawcach, celach i okresach działania znajdują się w Polityce cookies oraz w panelu ustawień zgód.

17. Pliki cookies i zarządzanie zgodami

Serwisy korzystają z plików cookies oraz podobnych technologii.

W celu zarządzania zgodami użytkowników możemy korzystać z rozwiązania Cookiebot.

Pliki cookies mogą zostać podzielone na następujące kategorie:

1. niezbędne;
2. preferencyjne;
3. statystyczne lub analityczne;
4. marketingowe.

Pliki cookies niezbędne do prawidłowego działania Serwisu mogą być wykorzystywane bez zgody w zakresie dozwolonym przez prawo.

Pozostałe kategorie są uruchamiane zgodnie z wyborem dokonanym przez użytkownika w panelu zgód.

Użytkownik może:

• zaakceptować wszystkie opcjonalne pliki cookies;
• odrzucić opcjonalne pliki cookies;
• dokonać wyboru poszczególnych kategorii;
• później zmienić lub wycofać udzieloną zgodę.

Szczegółowe zasady wykorzystywania plików cookies są opisane w odrębnej Polityce cookies.

18. Logi serwera i bezpieczeństwo Serwisów

Podczas korzystania z Serwisów serwer może automatycznie rejestrować informacje techniczne, takie jak:

• adres IP;
• data i godzina połączenia;
• żądany zasób;
• rodzaj przeglądarki;
• system operacyjny;
• kod odpowiedzi serwera;
• informacje o błędach.

Dane te są przetwarzane w celu:

1. zapewnienia prawidłowego działania Serwisów;
2. diagnozowania błędów;
3. zapewnienia bezpieczeństwa;
4. przeciwdziałania nadużyciom i atakom;
5. ustalania przyczyn incydentów.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa i ciągłości działania Serwisów oraz systemów informatycznych.

19. Media społecznościowe

Jeżeli kontaktujesz się z Eventguru za pośrednictwem serwisów społecznościowych lub korzystasz z naszych profili, możemy przetwarzać:

• dane dostępne w Twoim profilu;
• nazwę użytkownika;
• wizerunek;
• treść wiadomości, komentarzy i reakcji;
• informacje o aktywności związanej z naszym profilem.

Dane przetwarzamy w celu:

1. prowadzenia profili;
2. odpowiadania na wiadomości i komentarze;
3. budowania relacji biznesowych;
4. prezentowania działalności Eventguru;
5. moderowania treści;
6. ochrony przed nadużyciami;
7. prowadzenia działań marketingowych zgodnych z prawem.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes polegający na komunikacji, budowaniu marki, prowadzeniu relacji biznesowych i ochronie naszych praw.

Operator danego serwisu społecznościowego przetwarza dane również na własnych zasadach jako odrębny administrator. W określonych przypadkach Eventguru i operator platformy mogą być współadministratorami danych w zakresie wynikającym z funkcji danej platformy.

20. Ustalanie, dochodzenie i obrona przed roszczeniami

Możemy przechowywać i wykorzystywać dane, jeżeli jest to konieczne do:

1. ustalenia istnienia roszczenia;
2. dochodzenia należności;
3. prowadzenia postępowania reklamacyjnego;
4. obrony przed roszczeniami;
5. zabezpieczenia dowodów zawarcia i wykonania umowy;
6. wykazania zgodności naszych działań z prawem.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes polegający na ochronie prawnej i finansowej Eventguru.

21. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być ujawniane podmiotom wspierającym nas w prowadzeniu działalności, jeżeli jest to niezbędne i zgodne z prawem.

Odbiorcami danych mogą być w szczególności:

1. dostawcy hostingu i infrastruktury informatycznej;
2. administratorzy i wykonawcy obsługujący Serwisy;
3. dostawcy poczty elektronicznej i narzędzi komunikacyjnych;
4. dostawcy systemów CRM, w tym HubSpot;
5. dostawcy systemów analitycznych, w tym Google;
6. dostawcy platform do zarządzania zgodami, w tym Cookiebot;
7. dostawcy systemów newsletterowych i marketing automation;
8. dostawcy narzędzi do spotkań online, zarządzania projektami i przechowywania dokumentów;
9. biuro rachunkowe, księgowi, doradcy podatkowi i audytorzy;
10. kancelarie prawne, doradcy i ubezpieczyciele;
11. banki i operatorzy płatności;
12. firmy windykacyjne;
13. dostawcy usług kurierskich, pocztowych i transportowych;
14. obiekty eventowe, hotele, linie lotnicze i organizatorzy transportu;
15. dostawcy techniki, cateringu, zabudowy, scenografii, materiałów, personelu i innych usług eventowych;
16. fotografowie, filmowcy, graficy, prelegenci, prowadzący oraz inni podwykonawcy uczestniczący w realizacji projektu;
17. partnerzy i współorganizatorzy konkretnego wydarzenia;
18. organy administracji publicznej, sądy i inne uprawnione podmioty, jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z prawa.

Podmioty przetwarzające dane w naszym imieniu są zobowiązane do ich ochrony oraz wykorzystywania zgodnie z zawartymi umowami i naszymi udokumentowanymi poleceniami.

W przypadku konkretnych wydarzeń informacje o dodatkowych odbiorcach danych mogą być przekazywane w odrębnej klauzuli informacyjnej.

22. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy wykorzystywanych przez nas technologii mogą mieć siedziby, spółki powiązane, serwery lub personel poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych.

W takim przypadku dane mogą być przekazywane poza EOG wyłącznie na podstawie mechanizmu dopuszczonego przez RODO, w szczególności:

1. decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony;
2. uczestnictwa odbiorcy w programie EU–US Data Privacy Framework, jeżeli certyfikacja obejmuje dany podmiot i rodzaj przekazywanych danych;
3. standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską;
4. wiążących reguł korporacyjnych;
5. innego mechanizmu przewidzianego w rozdziale V RODO.

Jeżeli jest to wymagane, stosowane są dodatkowe środki zabezpieczające odpowiednie do charakteru transferu.

Informację o zastosowanym mechanizmie lub kopię odpowiednich zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z nami pod adresem kontakt@eventguru.pl. Udostępniane dokumenty mogą zostać ograniczone w zakresie niezbędnym do ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa i bezpieczeństwa.

23. Okres przechowywania danych

Dane przechowujemy nie dłużej, niż jest to konieczne do realizacji celu ich przetwarzania.

Stosujemy następujące podstawowe zasady:

1. zapytania i formularze, które nie doprowadziły do współpracy – co do zasady przez 24 miesiące od ostatniego istotnego kontaktu;
2. bezpłatne konsultacje, które nie doprowadziły do współpracy – co do zasady przez 24 miesiące od konsultacji lub ostatniego istotnego kontaktu;
3. negocjacje i oferty, które nie doprowadziły do zawarcia umowy – przez okres niezbędny do prowadzenia rozmów, a następnie co do zasady przez 24 miesiące od ich zakończenia, chyba że dłuższy okres jest uzasadniony możliwością dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
4. dane związane z wykonywaniem umów – przez czas realizacji umowy, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń związanych z umową;
5. dane znajdujące się w dokumentacji księgowej i podatkowej – przez okres wynikający z obowiązujących przepisów prawa;
6. dane uczestników wydarzenia – przez czas potrzebny do przygotowania i przeprowadzenia wydarzenia, jego rozliczenia oraz obsługi ewentualnych roszczeń, chyba że klient będący administratorem danych określi inny okres;
7. dane przetwarzane na podstawie zgody – do momentu jej wycofania lub wcześniejszego ustania celu przetwarzania;
8. newsletter – do momentu wycofania zgody lub zakończenia prowadzenia newslettera;
9. dane wykorzystywane do marketingu bezpośredniego na podstawie prawnie uzasadnionego interesu – do momentu wniesienia skutecznego sprzeciwu albo wcześniejszego ustania celu;
10. informacje o wycofaniu zgody lub sprzeciwie – przez okres niezbędny do wykazania ich respektowania, ochrony przed roszczeniami oraz zapobieżenia ponownemu wykorzystaniu danych w zakwestionowanym celu;
11. dane dotyczące roszczeń i sporów – do czasu ich prawomocnego zakończenia oraz upływu właściwych terminów przedawnienia;
12. logi serwera i dane związane z bezpieczeństwem – przez okres wynikający z konfiguracji systemów, potrzeb bezpieczeństwa oraz konieczności wyjaśniania incydentów;
13. dane pochodzące z plików cookies – przez okres wskazany w panelu zarządzania zgodami i Polityce cookies.

Po upływie właściwego okresu dane są usuwane, anonimizowane albo przechowywane wyłącznie wtedy, gdy istnieje inna ważna podstawa prawna.

24. Prawnie uzasadnione interesy Eventguru

Jeżeli przetwarzamy dane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, naszym prawnie uzasadnionym interesem może być:

1. prowadzenie komunikacji biznesowej;
2. odpowiadanie na zapytania;
3. nawiązywanie i utrzymywanie relacji z klientami, partnerami i dostawcami;
4. przygotowywanie i negocjowanie ofert;
5. realizowanie umów zawartych z reprezentowanymi przez daną osobę organizacjami;
6. zarządzanie projektami i kontaktami w systemie CRM;
7. prowadzenie marketingu bezpośredniego B2B zgodnie z odrębnymi przepisami;
8. rozwój i promocja działalności Eventguru;
9. prowadzenie profili w mediach społecznościowych;
10. zapewnienie bezpieczeństwa Serwisów i systemów;
11. wykrywanie nadużyć;
12. prowadzenie analiz statystycznych niewymagających zgody;
13. ustalanie, dochodzenie i obrona przed roszczeniami;
14. dokumentowanie udzielonych zgód, sprzeciwów, rezygnacji oraz uzgodnień biznesowych.

Przed rozpoczęciem przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie oceniamy, czy nasze interesy nie są nadrzędne wobec praw i wolności osoby, której dane dotyczą.

25. Prawa osób, których dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem danych możesz – w zależności od podstawy i okoliczności przetwarzania – skorzystać z następujących praw:

1. prawa dostępu do danych – uzyskania informacji, czy przetwarzamy Twoje dane, oraz otrzymania ich kopii;
2. prawa do sprostowania danych – poprawienia danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych;
3. prawa do usunięcia danych – w przypadkach przewidzianych w art. 17 RODO;
4. prawa do ograniczenia przetwarzania – w przypadkach przewidzianych w art. 18 RODO;
5. prawa do przenoszenia danych – gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody albo umowy i w sposób zautomatyzowany;
6. prawa do sprzeciwu – wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. e lub f RODO;
7. prawa do wycofania zgody – jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie;
8. prawa do wniesienia skargi do organu nadzorczego;
9. prawa do informacji o zastosowanych zabezpieczeniach transferu danych poza EOG.

Prawa te nie mają charakteru bezwzględnego. W określonych sytuacjach przepisy mogą pozwalać albo nakazywać dalsze przetwarzanie danych, na przykład w celu wykonania obowiązku prawnego lub ochrony przed roszczeniami.

W celu skorzystania z prawa należy skontaktować się z nami pod adresem:

kontakt@eventguru.pl

Możemy poprosić o dodatkowe informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie. Nie będziemy jednak wymagać danych nadmiernych w stosunku do celu weryfikacji.

Co do zasady odpowiadamy na żądanie w terminie jednego miesiąca. W przypadkach skomplikowanych lub przy większej liczbie żądań termin może zostać przedłużony zgodnie z RODO, o czym poinformujemy wraz z podaniem przyczyny.

26. Prawo sprzeciwu

Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego

Jeżeli dane są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego, możesz w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania.

Po otrzymaniu sprzeciwu nie będziemy dalej przetwarzać danych do celów marketingu bezpośredniego.

Sprzeciw z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją

Jeżeli przetwarzamy dane na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu w innym celu niż marketing bezpośredni, możesz wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją.

Po otrzymaniu sprzeciwu zaprzestaniemy przetwarzania, chyba że wykażemy istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności albo podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

27. Wycofanie zgody

Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, możesz wycofać ją w dowolnym momencie.

Wycofanie zgody:

• nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;
• nie wpływa na przetwarzanie prowadzone na innej ważnej podstawie prawnej;
• powinno być możliwe w sposób równie łatwy jak jej udzielenie.

Zgodę można wycofać za pomocą mechanizmu udostępnionego przy danej usłudze albo kontaktując się z nami pod adresem kontakt@eventguru.pl.

28. Skarga do organu nadzorczego

Jeżeli uważasz, że dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, możesz wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego.

W Polsce organem nadzorczym jest:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Skorzystanie z prawa do skargi nie wyłącza możliwości wcześniejszego skontaktowania się z Eventguru w celu wyjaśnienia sprawy.

29. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Możemy porządkować i segmentować kontakty biznesowe według informacji takich jak:

• branża;
• rodzaj firmy;
• stanowisko;
• obszar zainteresowania;
• planowany rodzaj wydarzenia;
• rynek geograficzny;
• etap potencjalnej współpracy;
• historia kontaktu z Eventguru.

Działania te mogą służyć dopasowaniu komunikacji, priorytetyzacji obsługi zapytań i zarządzaniu relacjami biznesowymi.

Nie podejmujemy wobec osób decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływały w rozumieniu art. 22 RODO.

30. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, dostosowane do charakteru przetwarzanych danych, zakresu działalności oraz zidentyfikowanych ryzyk.

Środki te służą w szczególności ochronie danych przed:

• nieuprawnionym dostępem;
• przypadkową utratą;
• nieuprawnioną zmianą;
• ujawnieniem;
• zniszczeniem;
• wykorzystaniem niezgodnym z celem przetwarzania.

Dostęp do danych otrzymują wyłącznie osoby, które potrzebują go do realizacji swoich obowiązków.

Ze względów bezpieczeństwa nie publikujemy szczegółowej dokumentacji zabezpieczeń.

31. Odnośniki i usługi podmiotów zewnętrznych

Serwisy mogą zawierać odnośniki do stron, serwisów społecznościowych, platform rejestracyjnych, map, materiałów wideo lub innych usług podmiotów zewnętrznych.

Po przejściu do takiego serwisu dane mogą być przetwarzane przez jego operatora na zasadach określonych w jego własnej polityce prywatności.

Eventguru nie odpowiada za zasady przetwarzania danych stosowane przez niezależnych operatorów zewnętrznych serwisów.

32. Dane osób niepełnoletnich

Usługi Eventguru są kierowane przede wszystkim do przedsiębiorstw, organizacji i osób działających zawodowo.

Nie kierujemy Serwisów ani komunikacji handlowej do dzieci.

Jeżeli dane osoby niepełnoletniej są potrzebne w związku z konkretnym wydarzeniem, zasady ich przetwarzania, w tym ewentualna konieczność uzyskania zgody przedstawiciela ustawowego, powinny zostać określone odpowiednio do charakteru wydarzenia.

33. Zmiany Polityki prywatności

Polityka może być aktualizowana w szczególności w przypadku:

• zmiany przepisów;
• zmiany sposobu działania Serwisów;
• wdrożenia nowych funkcji lub technologii;
• zmiany dostawców usług;
• rozszerzenia lub zmiany zakresu działalności Eventguru;
• potrzeby doprecyzowania informacji.

Aktualna wersja Polityki będzie publikowana w Serwisach wraz z datą ostatniej aktualizacji.

Istotne zmiany mogą zostać dodatkowo zakomunikowane w Serwisie lub innym odpowiednim kanałem.

34. Kontakt

W sprawach dotyczących Polityki prywatności, przetwarzania danych lub realizacji praw należy kontaktować się z:

PEPERONCINO SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
ul. Mroczna 5A lok. 007A
01-456 Warszawa
Polska

E-mail: kontakt@eventguru.pl
KRS: 0000679998
NIP: 5272809907
REGON: 367344399