Eventy B2B– Polska i zagranica
Dobrze zaprojektowane wydarzenie biznesowe to jedno z najskuteczniejszych narzędzi sprzedażowych w B2B
Konferencja, która skraca cykl sprzedaży. Targi, które otwierają drzwi na nowy rynek. Spotkanie VIP, które zamienia relację w kontrakt. To właśnie pod takie cele projektujemy wydarzenia.
Pomagamy firmom planować i realizować eventy z jasno określonym celem biznesowym – od kameralnych spotkań VIP po międzynarodowe konferencje w Polsce, Europie i USA.
Dla kogo to ma sens?
Budujemy wartościowe projekty z firmami, które:
- planują ekspansję zagraniczną i chcą uniknąć kosztownych błędów przy pierwszym projekcie w USA lub Europie Zachodniej
- chcą, żeby event wspierał sprzedaż, relacje i pozycję marki – nie tylko dobrze wyglądał na zdjęciach
- rozumieją, że event jest dla klientów i partnerów – nie dla wewnętrznych prezentacji o firmie
- szukają partnera, który przejmie odpowiedzialność za realizację – albo pomoże im dobrze zaplanować event od zera
Dlaczego event przekłada się na wyniki
- Krótszy cykl sprzedaży - klient, który rozmawiał z Twoim zespołem i zobaczył produkt w działaniu, podejmuje decyzję szybciej niż ktoś, kto zna Cię tylko z oferty PDF.
- Niższy koszt dotarcia - jedno wydarzenie pozwala dotrzeć do dziesiątek lub setek decydentów jednocześnie. Koszt wartościowej rozmowy często jest niższy niż przy działaniach prowadzonych osobno.
- Silniejsza pozycja w rozmowie - klient, który spotkał Twój zespół na żywo i zobaczył produkt w praktyce, patrzy na ofertę inaczej niż ktoś, kto porównuje tylko ceny i tabelki.
- Mierzalne efekty - pomagamy zbierać dane i feedback, które pozwalają ocenić wpływ eventu oraz uzasadnić budżet przed zarządem.
Jak pracujemy krok po kroku
1.
Rozmowa:
poznajemy Twój cel sprzedażowy i kontekst biznesowy eventu.
3.
Planowanie:
ustalamy harmonogram, zakres i odpowiedzialności. Jeden project manager prowadzi cały proces.
5.
Domknięcie:
rozliczamy projekt, analizujemy wyniki i dajemy Ci dane do rozmowy z zarządem.
2.
Propozycja:
przygotowujemy konkretną propozycję: format, budżet i plan działania.
4.
Produkcja:
koordynujemy realizację w Polsce i za granicą - z partnerami, których znamy i za których odpowiadamy.
1.
Rozmowa:
poznajemy Twój cel sprzedażowy i kontekst biznesowy eventu.
2.
Propozycja:
przygotowujemy konkretną propozycję: format, budżet i plan działania.
3.
Planowanie:
ustalamy harmonogram, zakres i odpowiedzialności. Jeden project manager prowadzi cały proces.
4.
Produkcja:
koordynujemy realizację w Polsce i za granicą - z partnerami, których znamy i za których odpowiadamy.
5.
Domknięcie:
rozliczamy projekt, analizujemy wyniki i dajemy Ci dane do rozmowy z zarządem.
Co nas wyróżnia
- Międzynarodowe doświadczenie , które ma praktyczne znaczenie – Atlanta, Chicago, San Francisco, Las Vegas, Londyn, Berlin, Monachium, Kopenhaga, Barcelona, Amsterdam. Znamy lokalne przepisy, procedury celne i kulturę negocjacji na każdym z tych rynków.
Partnerzy, których znamy osobiście – współpracujemy z ludźmi i firmami, z którymi pracowaliśmy wcześniej, a nie z przypadkowymi podwykonawcami z internetu.
- Analizujemy umowy, które inni podpisują w ciemno – sprawdzamy kontrakty z hotelami i podwykonawcami, zanim cokolwiek zostanie podpisane. Wiemy, gdzie kryją się ukryte koszty.
Mówimy wprost, kiedy coś nie ma sensu – jeśli proponowany format nie przełoży się na Twój cel biznesowy, powiemy to przed realizację, nie po.
Warto wiedzieć:
- Skalę dopasowujemy do celu - organizujemy wydarzenia w Polsce i za granicą, zawsze adekwatnie do budżetu, rynku i efektu, który chcesz osiągnąć. Mamy magazyny i sieć partnerów w Polsce i USA, co upraszcza logistykę i pomaga obniżyć koszty.
- Wcześniejsze planowanie obniża koszty - lepsze lokalizacje, niższe ceny hoteli i transport morski zamiast lotniczego wymagają wyprzedzenia. Przy dużych konferencjach warto zacząć minimum 12 miesięcy wcześniej.
- Nie musisz zlecać nam całego projektu - możemy przejąć całość, wesprzeć wybrany etap albo wejść w projekt wtedy, gdy coś zaczyna się komplikować. Zakres dopasowujemy do Twojej sytuacji.
Masz konkretny cel eventu? Sprawdźmy, jaki format ma sens.
Budżet i modele współpracy
Każdy projekt ma indywidualny budżet – zależny od kraju, skali i zakresu działań.
Pracujemy w dwóch modelach:
- Model budżetu całościowego – ustalamy budżet całościowy, a my koordynujemy wszystko od briefu do rozliczenia.
- Model Open Book – pokazujemy realne koszty i doliczamy naszą stawkę za czas i zakres pracy. Wiesz za co płacisz.
Jak możemy obniżyć koszty:
- Korzystamy z gotowych modułów i sprawdzonych rozwiązań
- Dobieramy działania do założonego budżetu
- Współpracujemy z lokalnymi partnerami, co ogranicza logistykę i koszty transportu
Eventy, które realizujemy najczęściej
- Konferencje i spotkania dla klientów i partnerów
- Targi i obecność na rynkach zagranicznych
- Targi i eventy wspierające ekspansję zagraniczną
- Spotkania VIP i wyjazdy incentive
- Roadshow i premiery produktów
- Eventy online i hybrydowe
Nie widzisz tu swojego typu wydarzenia?
Napisz lub zadzwoń – powiemy wprost, czy możemy pomóc. A jeśli to nie jest nasz obszar – podpowiemy, do kogo warto się zwrócić.
FAQ
Najczęstsze pytania klientów
Czy mogę zacząć od małego projektu?
Tak. Realizujemy projekty w różnych skalach – od kameralnych warsztatów i paneli eksperckich po duże konferencje międzynarodowe.
Mniejszy format nie oznacza niższej jakości. Oznacza inne dopasowanie do celu, grupy odbiorców i budżetu.
Czasami warto zacząć od mniejszego wydarzenia, żeby sprawdzić pomysł, zobaczyć reakcję klientów i wyciągnąć wnioski przed większą inwestycją.
Pomagamy dobrać skalę, format i budżet tak, żeby event miał sens biznesowy – niezależnie od wielkości projektu.
Jeśli interesują Cię mniejsze formaty edukacyjne lub spotkania dla klientów, zobacz również:
Czy zrealizujecie konferencję na 500 osób za granicą?
Tak. Realizowaliśmy eventy dla ponad 700 uczestników – zarówno w Europie, jak i w USA.
Warto wiedzieć, że duża konferencja w USA i w Europie to dwa różne procesy. W Stanach duże hotele konferencyjne są dostępne w większości dużych miast. W Europie obiektów o takiej skali jest mniej, dostępność szybciej się zamyka, a logistyka wymaga większego wyprzedzenia.
Przy eventach 500+ rekomendujemy rozpoczęcie planowania minimum 12 miesięcy wcześniej. Krótszy termin zwykle oznacza kompromisy: słabsze lokalizacje, mniejszy wybór dostawców i wyższe koszty.
Przed podpisaniem kontraktu analizujemy obiekt, układ sal, lokalne przepisy, logistykę, opcje cateringu i ryzyka operacyjne. Przy tej skali o jakości eventu często decydują detale: rejestracja, przepustowość wejść, liczba stacji cateringowych, transfery i flow uczestników.
Zobacz również: Doradztwo i konsultacje eventowe
Co, jeśli nie mamy jeszcze pomysłu na event?
To normalna sytuacja i często właśnie od niej zaczynamy. Wiele firm wie, że chce coś zorganizować – wejść na nowy rynek, wzmocnić relacje z klientami albo pokazać produkt – ale nie wie jeszcze, jaki format będzie najlepszy.
Dlatego zaczynamy od celu, nie od formatu. Pytamy: co chcesz osiągnąć, do kogo chcesz dotrzeć, jaki masz budżet i ile czasu? Na tej podstawie proponujemy rozwiązanie dopasowane do Twojej sytuacji.
Często widzimy też rzeczy, których klient nie widzi od środka. Patrzymy z zewnątrz, bez przywiązania do konkretnego pomysłu. Jeśli uznamy, że dany format nie przyniesie efektu albo że event nie jest najlepszym rozwiązaniem, powiemy to wprost, zanim wydasz pieniądze.
Zobacz również: Doradztwo i konsultacje eventowe
Czy mogę wynająć stoisko, zamiast budować?
Tak, i przy pierwszych targach to często najlepsza opcja. Wynajem pozwala sprawdzić rynek i ograniczyć ryzyko bez rezygnacji z profesjonalnego wyglądu.
Ważne jest jednak, żeby nawet wynajmowane stoisko było dopasowane do celu. Prezentacja produktu, rozmowy sprzedażowe, pokazy na żywo czy spotkania z partnerami wymagają innego układu. Stoisko z laptopem na wąskim stoliku zazwyczaj się nie sprawdzi.
Dla firm, które wystawiają się regularnie, możemy przygotować model długoterminowy: modularne stoisko, które dostosowujemy do kolejnych targów. Zajmujemy się magazynowaniem, transportem, serwisem i montażem, a zespół klienta przyjeżdża na gotowe.
Stoisko budowane od zera ma sens przy większych projektach, gdzie trzeba mocno wyróżnić się na tle konkurencji. Jeśli jednak to Twoje pierwsze targi za granicą, lepiej najpierw sprawdzić, czy ten format rzeczywiście działa dla Twojego biznesu.
Warto też pamiętać, że transport stoiska za granicą, szczególnie do USA, oznacza odprawy celne, regulacje i ryzyko zatrzymania przesyłki. Pomagamy zaplanować to wcześniej, żeby uniknąć kosztownych niespodzianek.
Zobacz również:
Jak znaleźć budżet, jeśli działam w mniejszej firmie?
Zacznij od pytania: co chcesz osiągnąć i gdzie są Twoi klienci? Nie każdy event wymaga dużego budżetu i nie każda obecność na targach wymaga własnego stoiska.
Dla mniejszych firm dobrym startem może być udział w branżowym wydarzeniu bez wystawiania się jako uczestnik. Trzy lub cztery osoby na dobrze dobranych targach, z konkretnym planem networkingu, mogą czasem przynieść więcej wartościowych kontaktów niż stoisko zrobione na siłę.
Jeśli chcesz się wystawić, ale budżet jest ograniczony, warto rozważyć wynajem modułowego stoiska zamiast budowy własnego. Kluczowe jest to, żeby być tam, gdzie są Twoi klienci, lepiej raz dobrze niż trzy razy byle jak.
Inną opcją są mniejsze formaty: warsztaty eksperckie, panele, spotkania online. Koszt jest niższy, a efekt, szczególnie w budowaniu pozycji eksperta, może być bardzo dobry.
Warto też sprawdzić, czy masz coś, co możesz zaoferować organizatorowi w zamian za udział wiedzę, treści albo technologię. Barter to realna opcja, z której korzysta więcej firm, niż mogłoby się wydawać.
Zobacz również:
Jak wygląda rozpoczęcie współpracy?
Zaczynamy od rozmowy, niezobowiązującej i bez kosztów. Chcemy zrozumieć, co chcesz osiągnąć, i sprawdzić, czy jesteśmy w stanie realnie pomóc. Jeśli uznamy, że to nie jest nasz obszar, powiemy to wprost.
Jeśli obie strony widzą sens współpracy, przygotowujemy propozycję: format, zakres i budżet. Dopiero po Twojej akceptacji zaczynamy pracę. Nie pobieramy opłat za pierwszą rozmowę ani za wstępną wycenę.
Klient podejmuje decyzje na każdym etapie. Jeśli chcesz zmienić zakres, przenieść część prac do wewnętrznego zespołu albo zatrzymać projekt na danym etapie, ustalamy to jasno i rozliczamy tylko faktycznie wykonaną pracę.
Zależy nam na współpracy opartej na zaufaniu, jasnych zasadach i spokojnym procesie bez presji, ukrytych kosztów i niepotrzebnych zobowiązań na starcie.
Czy pomożecie w negocjacjach z hotelem i dostawcami?
Tak i to jeden z obszarów, w których doświadczenie robi największą różnicę. Hotel negocjuje warunki zawodowo. Firma, która rezerwuje przestrzeń eventową raz na rok albo raz na kilka lat, zwykle nie ma takiej samej pozycji.
Sprawdzamy kontrakty pod kątem ukrytych kosztów i niekorzystnych zapisów: dodatkowych opłat za AV, catering, podłączenia techniczne czy klauzul pozwalających przenieść event do mniejszej sali. To realne ryzyka, które mogą zmienić budżet i jakość wydarzenia.
Negocjujemy też z firmami cateringowymi, transportowymi, technicznymi i innymi dostawcami. Znamy ceny rynkowe i standardy, więc wiemy, co jest uczciwą ofertą, a co zawyżoną ceną.
Przed podpisaniem kontraktu możemy odwiedzić obiekt z zespołem technicznym, sprawdzić sale, infrastrukturę, zaplecze i logistykę. Dzięki temu wiesz, co jest możliwe, zanim podejmiesz decyzję.
Wszystkie koszty są transparentne. Nie pobieramy prowizji od noclegów ani ukrytych opłat za pośrednictwo.
Zobacz również: Doradztwo i konsultacje eventowe
Masz event, targi
albo konferencję do zaplanowania?
Napisz, co chcesz osiągnąć, a odezwiemy się, żeby
umówić krótką, bezpłatną rozmowę. Podpowiemy, jaki
format ma sens, na co warto przeznaczyć budżet i jak
podejść do realizacji bez niepotrzebnego chaosu.
Wolisz napisać bezpośrednio?
kontakt@eventguru.pl