Doradztwo i konsultacje eventowe
Zanim zainwestujesz w event – upewnij się, że to właściwa decyzja, właściwe miejsce i właściwy moment.
Większość kosztownych błędów eventowych pojawia się nie podczas realizacji, lecz znacznie wcześniej, przy wyborze lokalizacji, terminu, technologii, partnera lub formatu. Pomagamy je wychwycić zanim staną się fakturami.
Możemy ocenić Twój pomysł, zweryfikować ofertę agencji, sprawdzić kontrakt z hotelem albo powiedzieć wprost, że dany event nie ma sensu. A co najważniejsze, dowiesz się tego przed, a nie po wydaniu budżetu.
Kiedy warto się z nami skontaktować?
Budujemy wartościowe projekty z firmami, które:
- Chcą, żeby ich budżet eventowy przekładał się na sprzedaż, relacje i mierzalny zwrot z inwestycji.
- Planują ekspansję zagraniczną i potrzebują kogoś, kto zna lokalne realia – nie z katalogów, ale z własnych realizacji w USA, Europie.
- Rozumieją, że w świecie zalanym AI-owym contentem spotkanie na żywo to jedno z niewielu narzędzi, które buduje przewagę, i chcą je wykorzystać strategicznie, nie przypadkowo.
- Mają ofertę od agencji lub hotelu i chcą wiedzieć, czy jest uczciwa, kompletna i czy da się wynegocjować lepsze warunki.
- Mają ambitne plany eventowe, ale ograniczony czas i zespół oraz potrzebują eksperta, który weźmie odpowiedzialność za strategię, żeby zespół mogli skupić się na rozwoju biznesu.
Dlaczego warto zapłacić za doradztwo zanim zapłacisz za event?
- Strategia eventowa, która zaczyna się od celu biznesowego. Wiemy, po co robimy event, do kogo docieramy, jakie treści przygotować przed, w trakcie oraz po. Strategicznie zaprojektowane wydarzenie generuje leady, relacje i decyzje zakupowe.
- Ekspansja zagraniczna bez kosztownych błędów kulturowych i operacyjnych. Źle dobrana komunikacja, nieodpowiedni ludzie na stoisku, oferta pisana pod polski rynek zamiast pod amerykański - to błędy, które kładą eventy za granicą. Do tego dochodzi logistyka: cła, materiały, które nie przechodzą przez import, sprzęt, który nie dociera na czas.
- Komunikacja skupiona na uczestniku, nie na firmie. Klient, który słyszy o swoich problemach i potrzebach - kupuje. Klient, który słyszy o funkcjach produktu i historii firmy - szuka dalej. Pomagamy mówić o wartości dla odbiorcy, nie o sobie.
- Mierzalny zwrot - zbieramy dane, które pomogą Ci uzasadnić budżet eventowy przed zarządem.
Jak pracujemy krok po kroku
1.
Rozmowa wstępna:
bezpłatne spotkanie online do 30 minut - poznajemy Twoją sytuację, cel i wyzwania. Bez zobowiązań.
3.
Przedstawienie rozwiązań:
konkretne rekomendacje, alternatywy i wskazanie ryzyka - z uzasadnieniem, dlaczego dane rozwiązanie ma sens w Twojej sytuacji.
5.
Opcjonalna realizacja:
jeśli zdecydujesz się powierzyć nam projekt, koszt doradztwa odliczamy od ceny realizacji.
2.
Analiza:
przyglądamy się problemowi z każdej strony - cel, budżet, kontekst, rynek, grupa docelowa, dotychczasowe doświadczenia.
4.
Plan działania:
dokument, który możesz zabrać dla zespołu lub zarządu - z budżetem, harmonogramem i kolejnymi krokami.
1.
Rozmowa wstępna:
bezpłatne spotkanie online do 30 minut -poznajemy Twoją sytuację, cel i wyzwania. Bez zobowiązań.
2.
Analiza:
przyglądamy się problemowi z każdej strony - cel, budżet, kontekst, rynek, grupa docelowa, dotychczasowe doświadczenia.
3.
Przedstawienie rozwiązań:
konkretne rekomendacje, alternatywy i wskazanie ryzyk - z uzasadnieniem, dlaczego dane rozwiązanie ma sens w Twojej sytuacji.
4.
Plan działania:
dokument, który możesz zabrać do zespołu lub zarządu - z budżetem, harmonogramem i kolejnymi krokami.
5.
Opcjonalna realizacja:
jeśli zdecydujesz się powierzyć nam projekt, koszt doradztwa odliczamy od ceny realizacji.
Co nas wyróżnia?
- Mówimy wprost, czy event ma sens. Jeśli lepszym rozwiązaniem jest inny format, mniejsza skala albo rezygnacja – powiemy to na pierwszym spotkaniu.
- Rozumiemy specyfikę B2B. Długie cykle decyzyjne, wielu interesariuszy i konieczność uzasadnienia budżetu przed zarządem. Pracujemy językiem wyników i konkretnych danych.
- Znamy rynki z własnych realizacji. USA, Europa, Azja, Bliski Wschód – wiemy, jak działają kontrakty, logistyka, cła i kultura biznesowa na każdym z tych rynków.
- Koszt doradztwa odliczamy od realizacji. Jeśli zdecydujesz się powierzyć nam projekt – doradztwo nie jest dodatkowym kosztem, tylko pierwszym etapem współpracy.
Warto wiedzieć:
- Kontrakty z hotelami i organizatorami targów - szczególnie za granicą, mają zapisy, które mogą zmienić zasady po podpisaniu. Wiemy, które chronią klienta i jak negocjować zanim złożysz podpis.
- Doradztwo to niezależna usługa. Możesz skorzystać z naszej analizy i zrealizować event z kimkolwiek, albo samodzielnie. Nie uzależniamy doradztwa od zlecenia nam realizacji.
- Bezpłatna rozmowa wstępna to nasz standard - zawsze rozmawiamy z klientem, żeby mieć pełen obraz sytuacji. 30 minut, bez zobowiązań, bez oferty sprzedażowej.
Chcesz sprawdzić, czy Twój pomysł na event ma sens? Umów bezpłatną rozmowę - 30 minut, bez zobowiązań.
Z czego możesz skorzystać?
- Analiza opłacalności eventu – weryfikujemy, czy planowane wydarzenie ma sens biznesowy. Wskazujemy ryzyka, możliwe oszczędności i pomagamy zbudować realistyczny budżet do zatwierdzenia przez zarząd. Od 3 500 zł netto.
- Audyt oferty lub kontraktu – oceniamy ofertę agencji lub kontrakt z obiektem. Wskazujemy, co negocjować, gdzie są ukryte koszty i które zapisy wymagają korekty. Jest to szczególnie istotne przy projektach zagranicznych. Wycena przygotowywana jest po zapoznaniu się z dokumentacją.
- Doradztwo przy ekspansji zagranicznej – znamy lokalne realia rynków w USA, Europie i na Bliskim Wschodzie z własnych realizacji. Doradzamy w zakresie logistyki, kontraktów, kultury biznesowej i organizacji obecności eventowej na nowym rynku. Wycena projektowa.
- Masz ofertę od agencji lub hotelu i chcesz wiedzieć, czy jest uczciwa, kompletna i czy da się wynegocjować lepsze warunki?
- Współpraca ekspercka – głębsze zaangażowanie przy złożonych projektach: strategia eventowa, wsparcie przy prezentacji dla zarządu, analiza kontraktów, nadzór merytoryczny. Od 1 000 do 2 000 EUR za dzień.
FAQ
Najczęstsze pytania klientów
Czy konsultacja ma sens, jeśli nie mamy jeszcze zatwierdzonego budżetu?
Tak – właśnie wtedy warto zacząć. Pomożemy ocenić, czy event w ogóle ma sens biznesowy i jak zbudować realistyczny budżet do zatwierdzenia.
Nie wiemy jeszcze, czy w ogóle robić event. Czy to nie za wcześnie?
To idealny moment. Nasze pytania często pomagają podjąć właściwą decyzję – zanim pojawią się zobowiązania finansowe.
Czy zapłacę za doradztwo i skończy się na tym, że i tak zaproponujecie nam event?
Jeśli event nie ma sensu w Twojej sytuacji – powiemy to na pierwszym spotkaniu. Naszym celem jest długoterminowa współpraca oparta na zaufaniu.
Czy możecie ocenić ofertę, którą otrzymaliśmy od innej agencji?
Tak. Możemy pełnić rolę zewnętrznego doradcy przy konkretnym projekcie – bez konieczności zlecania nam realizacji.
Czy możecie pomóc tylko przy jednym elemencie, np. ocenie kontraktu z hotelem?
Tak. Wchodzimy punktowo tam, gdzie potrzebujesz wsparcia.
Jak wygląda doradztwo przy targach?
Analizujemy opłacalność udziału, dobór lokalizacji, projekt stoiska, komunikację, logistykę i ryzyka kulturowe. Możemy też pomóc przygotować zespół do rozmów z partnerami i klientami na miejscu.
Jak wygląda doradztwo przy wejściu na rynek USA?
Analizujemy specyfikę rynku, rekomendujemy właściwe targi lub formaty eventowe, doradzamy przy negocjacjach kontraktów i przygotowujemy zespół pod lokalne standardy i kulturę biznesową. Mamy wieloletnie doświadczenie na rynku amerykańskim.
Czy jeśli skorzystamy z doradztwa, musimy potem zlecić wam realizację?
Doradztwo jest niezależną usługą. Jeśli zdecydujecie się na współpracę przy realizacji – koszt doradztwa zostaje zaliczony na poczet projektu.
Masz event, targi
albo konferencję do zaplanowania?
Napisz, co chcesz osiągnąć, a odezwiemy się, żeby
umówić krótką, bezpłatną rozmowę. Podpowiemy, jaki
format ma sens, na co warto przeznaczyć budżet i jak
podejść do realizacji bez niepotrzebnego chaosu.
Wolisz napisać bezpośrednio?
kontakt@eventguru.pl