Europejska firma często jedzie na targi w USA z założeniami, które dobrze działały w Europie.
Dopiero na miejscu okazuje się, że inaczej działają zasady płatności, montażu, logistyki i obsługi technicznej.
Lokalna ekipa może nie znać Twojego systemu zabudowy. Może nie mieć odpowiednich narzędzi do montażu Twojego stoiska. Skrzynie ze stoiskiem mogą dotrzeć do doku hotelowego, albo doku hali targowej, ale samo przewiezienie ich z doku na powierzchnię wystawową może kosztować dodatkowe kilka tysięcy dolarów. Elektryk może nie włączyć prądu, dopóki ktoś na miejscu nie zapłaci kartą.
Do tego dochodzą drobne rzeczy, które w Europie często da się jeszcze szybko załatwić: wykładzina, meble, ekran, stojak pod telewizor, przedłużacz, folia bąbelkowa do ponownego pakowania stoiska. W USA, jeśli zostawisz to na dzień montażu albo demontażu, możesz zapłacić bardzo dużo za coś, co jakościowo będzie wyglądało gorzej, niż zakładałeś.
Największy błąd polega na tym, że europejska firma traktuje targi w USA jak targi w Europie, tylko dalej od domu.
A w USA praca, rozliczenia i elastyczność na miejscu wyglądają inaczej.
Właśnie z tego biorą się najczęstsze błędy europejskich firm na targach w USA: z założenia, że zasady będą podobne do europejskich.
Piszę to na podstawie ponad 10 lat własnych doświadczeń i obserwacji przy realizacji wydarzeń targowych, w tym projektów w USA. Wiele z tych problemów widziałem na żywo: podczas montażu, przy stoisku, przy doku, przy rozmowach z technikami, dostawcami i klientami.
Ten artykuł pokazuje siedem miejsc, w których europejskie firmy najczęściej tracą czas, pieniądze i kontrolę nad sytuacją.
Krótka odpowiedź: gdzie europejskie firmy najczęściej tracą kontrolę nad targami w USA?
W USA problem często nie wynika z tego, że targi są trudniejsze. Problem wynika z tego, że działają według innych zasad.
Jeśli znasz te zasady wcześniej, możesz się do nich przygotować. Jeśli ich nie znasz, zaczynasz podejmować decyzje pod presją: podczas montażu, przy stoisku, przy ekipie, która czeka na instrukcje, albo przy dostawcy, który mówi, że bez płatności nic nie ruszy.
| Błąd | Błędne założenie | Co może pójść nie tak |
|---|---|---|
| Budżet liczony jak w Europie | „Mamy wynajętą i opłaconą powierzchnię wystawienniczą” | Nie sprawdzasz kosztów, które w USA często są płatne osobno: prądu, internetu, rozładunku, transportu stoiska lub materiałów na powierzchnię wystawową, montażu i zamówień po terminie |
| Projekt bez sprawdzenia manuala | „Zrobiliśmy projekt stoiska bez uwzględnienia wszystkich wytycznych z manuala” | Organizator może na miejscu kazać zmienić stoisko, skrócić elementy, usunąć część zabudowy albo dostosować projekt do zasad wydarzenia |
| Ekipa bez supervisora | „Na miejscu dadzą nam dobrą ekipę i złożą stoisko” | Ekipa może nie znać Twojego stoiska, nie mieć właściwych narzędzi albo próbować łączyć elementy metodą prób i błędów. Stracisz czas, zapłacisz słono za dodatkowe godziny albo będziesz musiał zamówić kolejne osoby do pomocy |
| Dostawa potraktowana jako koniec logistyki | „Stoisko dotarło do budynku, więc temat jest załatwiony” | Skrzynie mogą stać w doku hotelu albo hali targowej, ale za przewiezienie ich na stoisko, rozładunek i przechowanie pustych skrzyń możesz zapłacić kilka tysięcy dolarów |
| Brakujące rzeczy zostawione na później | „Jak czegoś zabraknie, kupimy albo wynajmiemy na miejscu” | W dniu montażu masz mały wybór, wysoką cenę i często słabszą jakość. Możesz zapłacić bardzo dużo za coś, co wygląda gorzej, niż zakładałeś |
| Brak gotowości do płatności z góry | „Jeśli coś wyskoczy, wystawią nam fakturę i zapłacimy później” | Często płatność jest wymagana od razu. Jeśli nie ma osoby z kartą, limitem i zgodą na płatność, prąd albo inna usługa mogą nie ruszyć |
| Brak osoby decyzyjnej na stoisku | „Sprzedawcy zbiorą kontakty, a decyzje podejmiemy po powrocie” | Potencjalny klient może chcieć negocjować szczegóły kontraktu na miejscu, w tym cenę, zakres i terminy. Jeśli nikt na stoisku nie może podjąć ważnej decyzji finansowej, do podpisania umowy może nie dojść |
Dlaczego targi w USA wymagają innego planu niż targi w Europie?
W USA dużo rzeczy jest rozliczanych osobno.
To, że kupujesz powierzchnię wystawową, nie oznacza automatycznie, że masz prąd, internet, montaż, transport skrzyń na stoisko, przechowanie pustych opakowań i dodatkowe usługi techniczne.
Część rzeczy trzeba zamówić wcześniej. Część może wykonać tylko wskazany dostawca. Część będzie droższa, jeśli zamówisz ją po terminie. Część nie ruszy, dopóki nie zapłacisz z góry.
Dla europejskiej firmy to bywa zaskakujące, bo w Europie częściej da się coś dopiąć później: dogadać na miejscu, dokupić, dowieźć, pożyczyć albo szybko poprawić.
W USA też czasem się da. Tylko zwykle jest to droższe, bardziej formalne i mniej elastyczne.
Dlatego przed wyjazdem warto sprawdzić rzeczy, które na początku mogą wydawać się drugorzędne:
- czy stoisko spełnia wymogi z manuala organizatora,
- czy prąd i internet trzeba zamówić osobno,
- kto może montować stoisko,
- czy lokalna ekipa zna Twój system,
- czy skrzynie trafią na stoisko, czy najpierw do doku,
- ile kosztuje przewiezienie skrzyń z doku na stoisko,
- kto ma kartę i limit do płatności na miejscu,
- czy na stoisku jest osoba, która może podjąć ważną decyzję handlową albo finansową.
To nie są pytania „na później”. Jeśli nie zadasz ich przed wyjazdem, odpowiedzi możesz szukać dopiero podczas montażu. A wtedy często nie wybierasz najlepszego rozwiązania. Wybierasz to, które da się zrobić od razu. I za to zwykle płaci się najwięcej: pieniędzy, nerwów i czasu.
Błąd 1. Zakładasz, że budżet targów w USA działa tak jak w Europie
W Europie budżet często zaczyna się od największych pozycji: powierzchnia, stoisko, transport, hotel, bilety. To jest logiczne. Problem polega na tym, że w USA taki budżet może być niepełny już na starcie. Nie dlatego, że ktoś Cię celowo zaskoczy. Po prostu wiele rzeczy, które w Europie bywają wliczone w cene, łatwiejsze do dogadania albo tańsze do załatwienia na miejscu, w USA mogą być oddzielną usługą z oddzielnym kosztem.
Do budżetu mogą dojść między innymi:
- prąd,
- internet,
- rozładunek,
- przewiezienie skrzyń z doku na stoisko,
- przechowanie pustych skrzyń,
- montaż,
- dodatkowe godziny ekipy,
- usługi techniczne,
- zamówienia składane po terminie,
- płatności wymagane z góry.
Każda z tych rzeczy osobno może wyglądać jak detal. Razem potrafią zmienić cały budżet. Dokładne widełki i pełny rozkład tych kosztów opisuję osobno w artykule o tym, ile kosztuje udział w targach w USA. Tutaj chodzi o zasadę: te pozycje muszą być w budżecie od początku.
Widziałem sytuacje, w których największym zaskoczeniem nie była sama budowa stoiska, tylko koszty wokół niej: prąd, dodatkowe godziny montażu, przewiezienie skrzyń, przechowanie opakowań albo zamówienie prostej rzeczy po terminie.
Co doliczyć do budżetu?
Nie zatwierdzaj budżetu, który obejmuje tylko opłatę za powierzchnię targową, stoisko, transport, hotel i bilety.
Dopisz osobno wszystkie usługi, które mogą być płatne dodatkowo.
Szczególnie:
- prąd,
- internet,
- rozładunek,
- transport skrzyń na stoisko,
- montaż,
- przechowanie pustych opakowań,
- dodatkowe godziny pracy ekipy,
- zamówienia po terminie.
Błąd 2. Robisz projekt stoiska, zanim sprawdzisz manual organizatora
To jeden z najdroższych błędów, bo często wychodzi dopiero wtedy, gdy stoisko jest już wyprodukowane i wysłane. Ktoś projektuje stoisko. Projekt wygląda dobrze. Klient go akceptuje. Stoisko idzie do produkcji. Potem jedzie do USA. A na miejscu okazuje się, że jakiś element nie spełnia zasad organizatora.
Przykład: boczna ściana jest za wysoka i zasłania stoisko sąsiada. Albo element wychodzi poza dozwoloną przestrzeń. Albo konstrukcja nie zachowuje wymaganego odstępu. Albo wysokość zabudowy przekracza to, co dopuszcza manual.
Wtedy organizator, kierownik techniczny wydarzenia albo osoba odpowiedzialna za zasady na hali może kazać Ci skrócić, przestawić, usunąć albo przebudować część stoiska. I to jest Twój problem. Nie pomoże tłumaczenie, że stoisko zostało już wyprodukowane. Nie pomoże to, że tak było na wizualizacji. Nie pomoże to, że w Europie taka zabudowa przechodziła.
W USA manual organizatora określa zasady wydarzenia. Jeśli projekt ich nie spełnia, możesz zapłacić za poprawki, dodatkową pracę ekipy, demontaż części elementów albo awaryjne rozwiązania na miejscu.
Co sprawdzić przed produkcją stoiska?
Zanim zaakceptujesz projekt stoiska i wyślesz go do produkcji, sprawdź manual od organizatora.
Nie ogólnie. Konkretnie:
- jaki jest typ powierzchni,
- jaka jest dopuszczalna wysokość zabudowy,
- czy są ograniczenia dla ścian bocznych,
- czy trzeba zachować odstęp od sąsiedniego stoiska,
- czy zabudowa nie zasłania sąsiadów,
- gdzie można umieścić wyższe elementy,
- gdzie można umieścić ekran,
- gdzie jest dostęp do prądu,
- kto może wykonywać montaż,
- jakie elementy trzeba zgłosić do akceptacji organizatora,
- jakie są terminy zgłoszeń.
Dopiero potem zatwierdzaj projekt i produkuj stoisko. Dobry projekt stoiska w USA to nie tylko projekt, który dobrze wygląda. To projekt, którego organizator nie każe Ci zmieniać podczas albo po montażu.
Błąd 3. Wierzysz, że „dobra ekipa na miejscu” wystarczy
W USA często usłyszysz, że ekipa jest świetna, bardzo doświadczona i najlepsza do tego zadania. Czasem wręcz usłyszysz, że dostajesz najlepszą ekipę na świecie. To jest normalne. Nikt nie powie Ci, że daje przeciętną ekipę. Problem w tym, że samo zapewnienie nie wystarczy.
Wiele razy słyszałem, że dostaję najlepszą ekipę dostępną na miejscu. A potem okazywało się, że ekipa nie miała narzędzi, nie znała systemu, nie rozumiała kolejności montażu, albo nie wiedziała, jak połączyć elementy, które dla europejskiego zespołu były oczywiste.
Czasem problem nie wynika ze złej woli. Wynika z innego podziału pracy. W USA wiele osób pracuje w bardzo wąskiej specjalizacji. Ktoś jest od montażu konstrukcji, ktoś od elektryki, ktoś od dekoracji, ktoś od grafiki, ktoś od konkretnej części instalacji. To, co w Europie jedna doświadczona ekipa często robi razem, w USA może być podzielone na kilka ról. Dlatego możesz usłyszeć: „tego nie robimy”, „do tego potrzebna jest inna ekipa”, „elektryki nie dotykamy”, „grafikę musi wpiąć dekorator”.
Jeśli Twoje stoisko jest indywidualne, nietypowe albo przywiezione z Europy, nie możesz zakładać, że lokalna ekipa sama się domyśli, jak je złożyć. Może próbować metodą prób i błędów. Może źle połączyć elementy. Może przykleić coś taśmą zamiast użyć właściwych śrub. Może odmówić wykonania prostej z pozoru czynności, bo formalnie nie należy do jej zakresu.
Widziałem montaże, które przez takie rzeczy pochłaniały dużo czasu i pieniędzy. Przy stawkach za pracę ekip targowych w USA każda dodatkowa godzina może być bolesna. W przypadku ekip związkowych albo specjalistycznych stawki rzędu 250 do 350 dolarów za godzinę nie są niczym abstrakcyjnym. I możesz płacić tyle także za osoby, które nie znają Twojego systemu, albo nie mają narzędzi potrzebnych do jego montażu.
Jak zmniejszyć ryzyko przy lokalnym montażu?
Jeśli przywozisz stoisko z Europy, albo korzystasz z systemu, którego lokalna ekipa nie zna, zaplanuj supervisora.
Supervisor nie musi sam montować całego stoiska. Często nawet nie powinien, albo nie może wykonywać pracy przypisanej lokalnym ekipom. Jego rola jest inna. Ma znać stoisko jak własną kieszeń.
Ma wiedzieć:
- co z czym połączyć,
- w jakiej kolejności montować elementy,
- które elementy są delikatne,
- gdzie są punkty krytyczne,
- jakie narzędzia są potrzebne,
- kiedy zatrzymać błędne próby,
- z kim rozmawiać, jeśli ekipa nie wykonuje pracy zgodnie z planem.
W USA ważna jest też hierarchia. Jeśli coś idzie źle, często nie rozwiążesz tego bezpośrednio z każdą osobą z ekipy. Trzeba zgłosić problem do kierownika, albo managera ekipy. To z nim ustalasz, co nie działa, ile czasu zajmuje montaż i co trzeba poprawić.
Przygotuj też czytelną instrukcję montażu. Najlepiej ze zdjęciami, numeracją elementów i kolejnością prac.
Instrukcja pomaga, jeśli wszystko idzie zgodnie z planem. Ale jeśli czegoś brakuje, ekipa nie rozumie systemu albo coś nie pasuje, sama instrukcja może nie wystarczyć.
Wtedy potrzebna jest osoba, która potrafi poprowadzić montaż na miejscu.
Warto też mieć zapas drobnych elementów montażowych: śrub, nakrętek, łączników, końcówek, adapterów i elementów pasujących do Twojego systemu.
Jeśli stoisko jest produkowane w Europie, nie zakładaj, że lokalna ekipa będzie miała na miejscu pasujące części. Gwinty, rozmiary, standardy i narzędzia mogą się różnić. Mały brakujący element potrafi zatrzymać montaż na dłużej, niż powinien.
Błąd 4. Myślisz, że skoro stoisko dotarło pod adres targów, to temat jest załatwiony
To, że stoisko dotarło do USA, pod adres hotelu, hali targowej albo convention center, nie znaczy jeszcze, że jest na Twojej powierzchni wystawowej.
I tu często pojawia się problem, którego europejskie firmy nie zakładają wcześniej.
Zewnętrzny transport może dowieźć elementy stoiska pod właściwy adres, ale to nie znaczy, że kierowca może wjechać do doku, rozładować skrzynie, zostawić je na miejscu albo przewieźć je dalej na powierzchnię montażu.
Dok może mieć własny harmonogram, zasady przyjmowania dostaw, wymagane formularze, etykiety, numery zamówień i opłaty. Jeśli tego wcześniej nie ustalisz, kierowca może być pod adresem targów, ale Twoje skrzynie nadal nie są na miejscu montażu. Transport zewnętrzny może zakończyć swoją pracę przed bramą doku, a wszystko, co dzieje się dalej, może być już usługą oficjalnego operatora wydarzenia. Ktoś musi przyjąć skrzynie, rozładować je, przewieźć z doku na stoisko, odebrać puste opakowania, przechować je podczas targów i oddać po wydarzeniu.
I za każdą z tych rzeczy możesz zapłacić.
Przy ciężkim stoisku widziałem kwoty rzędu 7, 8 czy 9 tysięcy dolarów tylko za przewiezienie skrzyń z elementami stoiska z doku hotelowego na miejsce montażu. Skąd biorą się takie kwoty i jak sprawdzić je przed wyjazdem, opisuję w artykule o kosztach targów w USA.
Dla europejskiej firmy to potrafi być szokujące: stoisko jest już fizycznie pod właściwym adresem, ale nadal trzeba przejść przez zasady doku, rozładunku, obsługi materiałów i transportu na powierzchnię wystawową. Najgorszy moment, żeby się o tym dowiedzieć, to dzień montażu.
Jeśli nie ustalisz wcześniej rozładunku, harmonogramu i opłat, problem wyjdzie dopiero w dniu montażu. Może się okazać, że nie jesteś wpisany w grafik, nikt nie obsłuży Cię od razu, albo usługa będzie dostępna później i za dużo wyższą stawkę. Jeśli do tego nie ma osoby z kartą kredytową i odpowiednim limitem, Twoje stoisko może nie dotrzeć na czas na miejsce montażu.
Brak doświadczenia w tej części logistyki może naprawdę dużo kosztować.
Co ustalić przed wysyłką stoiska?
Przed wysyłką stoiska do USA ustal dokładnie:
- czy transport z elementami stoiska trafi bezpośrednio na miejsce montażu,
- czy trafi najpierw do doku hotelowego, doku hali targowej, albo magazynu przy obiekcie,
- czy zewnętrzny transport ma prawo wjechać do doku,
- czy dostawa musi być wcześniej zgłoszona,
- czy jesteś wpisany w harmonogram rozładunku,
- kto przyjmuje skrzynie na miejscu,
- kto odpowiada za rozładunek,
- kto przewozi skrzynie z doku na stoisko,
- ile kosztuje ta usługa,
- czy koszt zależy od wagi,
- ile ważą wszystkie skrzynie,
- co dzieje się z pustymi skrzyniami podczas targów,
- ile kosztuje ich przechowanie,
- kiedy trzeba zamówić tę usługę,
- ile kosztuje zamówienie jej po terminie.
Część kosztów możesz ograniczyć wcześniej. Możesz inaczej zapakować stoisko, zmniejszyć liczbę skrzyń, zmniejszyć wagę albo zdecydować, że niektóre elementy bardziej opłaca się kupić lub wynająć w USA.
Ale żeby podjąć taką decyzję, musisz znać zasady doku, rozładunku i transportu na powierzchnię wystawową przed wysyłką, a nie dopiero wtedy, gdy kierowca stoi pod adresem targów.
Problemem może być też samo przygotowanie paczek i skrzyń. Jeśli elementy są źle spakowane, mają nietypowy rozstaw pod wózek paletowy, są za ciężkie, za szerokie albo nie mieszczą się w drzwiach, windzie czy korytarzu technicznym, rozładunek i transport na miejsce montażu mogą się dodatkowo skomplikować.
Błąd 5. Zostawiasz drobne rzeczy na ostatnią chwilę
W Europie często da się coś uratować na ostatnią chwilę. Brakuje kabla, monitora, krzesła, stolika, lampy albo dywanu? Ktoś jedzie, kupuje, pożycza, dowozi.
W USA też czasem da się coś kupić albo wynająć na miejscu. Tylko w dniu montażu zwykle masz mały wybór, wysoką cenę i mało czasu.
Do tego dochodzi jakość.
Standard rzeczy dostępnych szybko na miejscu może odbiegać od tego, czego oczekuje europejska firma. Możesz zapłacić bardzo dużo za wykładzinę, mebel, stojak pod ekran albo element wyposażenia, który wygląda słabo i w Europie nie przeszedłby akceptacji.
To jest szczególnie bolesne, bo płacisz dużo, a efekt nadal nie wygląda tak, jak powinien.
Sam kiedyś musiałem zapłacić około 1100 dolarów za cienką wykładzinę na niewielką powierzchnię 10×20 stóp, czyli około 18,5 m². Była najtańsza, cienka jak papier i realnie wyglądała jak produkt wart kilkadziesiąt dolarów. Ale na miejscu nie było już realnej alternatywy.
To samo może dotyczyć mebli, telewizorów, stojaków pod telewizor, przedłużaczy, drobnych elementów technicznych albo materiałów do pakowania.
Kilka razy płaciłem kilkaset dolarów za zwykłą folię bąbelkową potrzebną do ponownego pakowania stoiska po demontażu.
Dlatego ten błąd nie dotyczy tylko montażu. Dotyczy też demontażu i pakowania po targach.
Jeśli nie zaplanujesz wcześniej, jak stoisko będzie złożone, zabezpieczone, rozebrane i spakowane, końcówka wydarzenia też może wygenerować niepotrzebne koszty.
Co może kosztować za dużo, jeśli zostawisz to na później?
Przed wyjazdem zrób pełną checklistę rzeczy potrzebnych do montażu, działania stoiska i demontażu.
Sprawdź między innymi:
- wykładzinę, albo dywan,
- meble,
- ekran,
- stojak pod ekran,
- przedłużacze,
- drobne elementy techniczne,
- podstawowe narzędzia,
- zapasowe śruby i łączniki,
- adaptery i elementy pasujące do Twojego systemu,
- materiały do szybkich poprawek,
- materiały do pakowania po demontażu,
- folię bąbelkową,
- taśmy,
- oznaczenia skrzyń,
- sposób zabezpieczenia elementów po targach.
Przy każdej pozycji zdecyduj wcześniej: przywozimy, kupujemy lokalnie, wynajmujemy czy zamawiamy przez oficjalnego dostawcę.
Warto też wiedzieć, ile takie rzeczy kosztują w USA, żeby nie być zaskoczonym na miejscu.
Nie zostawiaj tego pod hasłem: „jakoś dokupimy”.
Błąd 6. Zakładasz, że za usługi zapłacisz później
To, że stoisko dotarło do USA, pod adres hotelu, hali targowej albo convention center, nie znaczy jeszcze, że jest na Twojej powierzchni wystawowej.
I tu często pojawia się problem, którego europejskie firmy nie zakładają wcześniej.
Zewnętrzny transport może dowieźć elementy stoiska pod właściwy adres, ale to nie znaczy, że kierowca może wjechać do doku, rozładować skrzynie, zostawić je na miejscu albo przewieźć je dalej na powierzchnię montażu.
Dok może mieć własny harmonogram, zasady przyjmowania dostaw, wymagane formularze, etykiety, numery zamówień i opłaty. Jeśli tego wcześniej nie ustalisz, kierowca może być pod adresem targów, ale Twoje skrzynie nadal nie są na miejscu montażu. Transport zewnętrzny może zakończyć swoją pracę przed bramą doku, a wszystko, co dzieje się dalej, może być już usługą oficjalnego operatora wydarzenia. Ktoś musi przyjąć skrzynie, rozładować je, przewieźć z doku na stoisko, odebrać puste opakowania, przechować je podczas targów i oddać po wydarzeniu.
I za każdą z tych rzeczy możesz zapłacić.
Przy ciężkim stoisku widziałem kwoty rzędu 7, 8 czy 9 tysięcy dolarów tylko za przewiezienie skrzyń z elementami stoiska z doku hotelowego na miejsce montażu. Skąd biorą się takie kwoty i jak sprawdzić je przed wyjazdem, opisuję w artykule o kosztach targów w USA.
Dla europejskiej firmy to potrafi być szokujące: stoisko jest już fizycznie pod właściwym adresem, ale nadal trzeba przejść przez zasady doku, rozładunku, obsługi materiałów i transportu na powierzchnię wystawową. Najgorszy moment, żeby się o tym dowiedzieć, to dzień montażu.
Jeśli nie ustalisz wcześniej rozładunku, harmonogramu i opłat, problem wyjdzie dopiero w dniu montażu. Może się okazać, że nie jesteś wpisany w grafik, nikt nie obsłuży Cię od razu, albo usługa będzie dostępna później i za dużo wyższą stawkę. Jeśli do tego nie ma osoby z kartą kredytową i odpowiednim limitem, Twoje stoisko może nie dotrzeć na czas na miejsce montażu.
Brak doświadczenia w tej części logistyki może naprawdę dużo kosztować.
Co ustalić przed wysyłką stoiska?
Przed wysyłką stoiska do USA ustal dokładnie:
- czy transport z elementami stoiska trafi bezpośrednio na miejsce montażu,
- czy trafi najpierw do doku hotelowego, doku hali targowej, albo magazynu przy obiekcie,
- czy zewnętrzny transport ma prawo wjechać do doku,
- czy dostawa musi być wcześniej zgłoszona,
- czy jesteś wpisany w harmonogram rozładunku,
- kto przyjmuje skrzynie na miejscu,
- kto odpowiada za rozładunek,
- kto przewozi skrzynie z doku na stoisko,
- ile kosztuje ta usługa,
- czy koszt zależy od wagi,
- ile ważą wszystkie skrzynie,
- co dzieje się z pustymi skrzyniami podczas targów,
- ile kosztuje ich przechowanie,
- kiedy trzeba zamówić tę usługę,
- ile kosztuje zamówienie jej po terminie.
Część kosztów możesz ograniczyć wcześniej. Możesz inaczej zapakować stoisko, zmniejszyć liczbę skrzyń, zmniejszyć wagę albo zdecydować, że niektóre elementy bardziej opłaca się kupić lub wynająć w USA.
Ale żeby podjąć taką decyzję, musisz znać zasady doku, rozładunku i transportu na powierzchnię wystawową przed wysyłką, a nie dopiero wtedy, gdy kierowca stoi pod adresem targów.
Problemem może być też samo przygotowanie paczek i skrzyń. Jeśli elementy są źle spakowane, mają nietypowy rozstaw pod wózek paletowy, są za ciężkie, za szerokie albo nie mieszczą się w drzwiach, windzie czy korytarzu technicznym, rozładunek i transport na miejsce montażu mogą się dodatkowo skomplikować.
Błąd 7. Wysyłasz sprzedawców, ale nie dajesz im decyzyjności
Ostatni błąd jest sprzedażowy i uważam go za jeden z najważniejszych. W USA targi często są miejscem konkretnych rozmów biznesowych. Klient może chcieć porozmawiać o warunkach, zakresie współpracy, cenie, terminach, pilocie, wdrożeniu albo od razu zamknąć temat i podpisać kontrakt.
Jeśli na stoisku są tylko osoby, które mogą „zebrać kontakt” i „przekazać temat do centrali”, możesz stracić bardzo dobrą okazję.
Z mojego doświadczenia w Europie większe decyzje częściej przechodzą przez zarząd, centralę, formalną procedurę i kilka poziomów akceptacji. W USA częściej spotykałem osoby na średnim, albo wyższym szczeblu managerskim, które miały większą decyzyjność, niż spodziewałby się europejski wystawca.
To nie znaczy, że każdy podpisze kontrakt na miejscu. Ale rozmowa może wejść bardzo konkretnie w warunki, liczby, zakres i następny krok.
Byłem świadkiem sytuacji, w której potencjalny amerykański klient nie mógł zrozumieć, dlaczego rozmowa o dużym kontrakcie nie może być realnie negocjowana przez osobę obecną na targach. Po jego stronie była gotowość do konkretnej rozmowy. Po naszej stronie decyzja była daleko, w europejskiej centrali.
I wtedy tempo znika.
Po targach klient ma kolejne spotkania, kolejne oferty i kolejne priorytety. To, co mogło ruszyć na miejscu, zaczyna się rozciągać.
W USA szybkość reakcji, konkret i obsługa klienta mają ogromne znaczenie. Jeśli klient czuje, że musi czekać, tłumaczyć wszystko od początku albo przechodzić przez kilka poziomów akceptacji, łatwo straci zainteresowanie.
Co zrobić zamiast tego?
Na targi powinny jechać osoby, które mogą przynajmniej wstępnie rozmawiać o warunkach biznesowych.
Nie zawsze musi to być prezes. Ale musi to być ktoś, kto zna granice negocjacji i wie:
- jaką ofertę można złożyć,
- gdzie można ustąpić,
- czego nie można obiecać,
- kto zatwierdza warunki,
- ile czasu zajmuje zatwierdzenie decyzji,
- kiedy można złożyć deklarację,
- kiedy trzeba powiedzieć: „to wymaga potwierdzenia”,
- jak szybko można wrócić z konkretną odpowiedzią.
Jeśli decyzje muszą zapaść w centrali, ustal wcześniej ścieżkę szybkiej akceptacji.
Nie po targach. Przed targami.
Ważny jest też szybki follow-up. Jeśli rozmowa była konkretna, follow-up nie może być ogólnym mailem typu „miło było spotkać się na targach”.
Sprzedawca powinien zapisać:
- z kim rozmawiał,
- jaki był temat,
- jaki problem miał klient,
- jakiej decyzji oczekuje,
- co obiecaliście wysłać,
- kto ma wrócić z odpowiedzią,
- kiedy ma to zrobić.
Follow-up powinien być kontynuacją rozmowy, a nie jej rozpoczęciem od zera.
Co dalej?
Jeśli planujesz udział w targach w USA, sprawdź plan zanim zacznie kosztować na miejscu.
Najważniejsze rzeczy do przejrzenia to:
- budżet,
- manual organizatora,
- projekt stoiska,
- logistyka,
- montaż i supervisor,
- prąd i usługi techniczne,
- wyposażenie,
- demontaż i pakowanie,
- płatności,
- osoby decyzyjne,
- follow-up po rozmowach.
To są konkretne rzeczy, które realnie wychodzą podczas targów i potrafią kosztować dużo więcej, niż zakładał pierwszy budżet.
Przygotowaliśmy checklistę, która pomaga przejść przez te obszary przed wyjazdem.
Pobierz checklistę: Targi w USA – co sprawdzić przed wyjazdem
FAQ
Najczęstsze pytania klientów
Czy targi w USA zawsze są trudniejsze niż targi w Europie?
Nie zawsze.
Są po prostu inne.
W USA więcej rzeczy jest rozliczanych osobno, wcześniej i bardziej formalnie. Jeśli znasz te zasady przed wyjazdem, da się to dobrze zaplanować. Jeśli poznajesz je podczas montażu, zwykle robi się drożej i bardziej nerwowo.
Czy warto wysyłać własne stoisko z Europy do USA?
Bardzo czesto tak.
Ma to sens, jeśli stoisko jest sprawdzone, dobrze zapakowane i ktoś na miejscu wie, jak je złożyć.
Ale nie warto podejmować tej decyzji tylko dlatego, że „mamy już stoisko w magazynie”. Trzeba policzyć transport, wagę skrzyń, obsługę materiałów na miejscu, montaż, ryzyko uszkodzeń i koszt supervisora.
Warto też sprawdzić, czy przy danym projekcie bardziej opłaca się przywieźć stoisko z Europy, uprościć konstrukcję, wynająć część elementów lokalnie albo zamówić wybrane rzeczy na miejscu z wyprzedzeniem.
Czy lepiej wszystko wynająć lokalnie w USA?
Nie zawsze.
Wynajem lokalny może uprościć logistykę, ale może być drogi, ograniczony wyborem i słabszy jakościowo niż oczekujesz.
Nie ma jednej reguły. Trzeba sprawdzić element po elemencie: co przywieźć, co kupić, co wynająć, a co zamówić przez oficjalnego dostawcę.
Czy lokalna ekipa montażowa zawsze oznacza problem?
Nie.
Problemem nie jest lokalna ekipa. Problemem jest brak przygotowania.
Jeśli ekipa zna system, ma instrukcję, narzędzia i osobę, która prowadzi montaż, ryzyko spada.
Jeśli zakładasz, że „jakoś złożą”, ryzykujesz opóźnienie, dodatkowe osoby, dodatkowe godziny i wyższy koszt.
Czy naprawdę trzeba mieć osobę decyzyjną na stoisku?
Przy prostych targach nie zawsze.
Ale jeśli jedziesz do USA po poważne rozmowy biznesowe, ktoś na stoisku powinien mieć prawo do konkretnej decyzji albo bardzo szybkiego uruchomienia takiej decyzji.
Targi to nie tylko zbieranie wizytówek. Czasem najlepsza rozmowa dzieje się tu i teraz. Jeśli nikt nie może jej poprowadzić do następnego kroku, okazja może uciec.
Zobacz również:
Czy follow-up po targach naprawdę ma aż takie znaczenie?
Zdecydowanie tak.
Szczególnie w USA, gdzie szybka odpowiedź i dobra obsługa klienta są bardzo ważne. Jeśli rozmowa była konkretna, a po targach klient dostaje ogólny mail, traci poczucie, że został potraktowany poważnie.
Dlatego warto zapisywać kontekst rozmów już na stoisku i wcześniej ustalić, kto odpowiada za dalszy kontakt.
Amerykanie przywiązują bardzo dużą uwagę do jakości obsługi. Jest to jeden z najważniejszych elementów w sprzedaży, zaryzykowałbym stwierdzenie, że nawet najważniejszy w większości przypadków.
Czy pomożecie w negocjacjach z hotelem i dostawcami?
Tak i to jeden z obszarów, w których doświadczenie robi największą różnicę. Hotel negocjuje warunki zawodowo. Firma, która rezerwuje przestrzeń eventową raz na rok albo raz na kilka lat, zwykle nie ma takiej samej pozycji.
Sprawdzamy kontrakty pod kątem ukrytych kosztów i niekorzystnych zapisów: dodatkowych opłat za AV, catering, podłączenia techniczne czy klauzul pozwalających przenieść event do mniejszej sali. To realne ryzyka, które mogą zmienić budżet i jakość wydarzenia.
Negocjujemy też z firmami cateringowymi, transportowymi, technicznymi i innymi dostawcami. Znamy ceny rynkowe i standardy, więc wiemy, co jest uczciwą ofertą, a co zawyżoną ceną.
Przed podpisaniem kontraktu możemy odwiedzić obiekt z zespołem technicznym, sprawdzić sale, infrastrukturę, zaplecze i logistykę. Dzięki temu wiesz, co jest możliwe, zanim podejmiesz decyzję.
Wszystkie koszty są transparentne. Nie pobieramy prowizji od noclegów ani ukrytych opłat za pośrednictwo.
Zobacz również: Doradztwo i konsultacje eventowe
